Automatisation Outlook avec n8n : gestion des emails intelligents
Ce workflow n8n a pour objectif d'automatiser la gestion des emails dans Outlook en intégrant des fonctionnalités d'intelligence artificielle. Dans un contexte professionnel où la gestion des emails peut devenir chronophage, ce workflow permet d'analyser et de répondre aux messages de manière efficace. Parfait pour les équipes marketing ou les professionnels en contact régulier avec des clients, il facilite la communication tout en réduisant le temps de réponse.
- Étape 1 : Le workflow débute avec un déclencheur 'Connect Outlook & Set Filter' qui surveille les nouveaux emails entrants selon des critères définis.
- Étape 2 : Lorsqu'un email est détecté, le modèle de chat OpenAI est intégré pour analyser le contenu du message.
- Étape 3 : Ensuite, des instructions spécifiques pour l'agent IA sont ajoutées, permettant de générer des réponses adaptées.
- Étape 4 : Plusieurs notes autocollantes sont créées pour organiser les informations pertinentes, avant de passer à l'étape finale.
- Étape 5 : Enfin, le workflow utilise le noeud 'Reply to Email' pour envoyer une réponse personnalisée à l'expéditeur, optimisant ainsi la gestion des communications. Les bénéfices de cette automatisation n8n sont multiples : elle permet de gagner du temps, d'améliorer la réactivité et de garantir des réponses pertinentes, tout en réduisant le risque d'erreurs humaines dans la communication.
Workflow n8n Outlook, email : vue d'ensemble
Schéma des nœuds et connexions de ce workflow n8n, généré à partir du JSON n8n.
Workflow n8n Outlook, email : détail des nœuds
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"id": "mqindLlOy0A0e5aA",
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-260
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"name": "Add OpenAI Chat Model",
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"openAiApi": {
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"name": "Add AI Agent Instructions",
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140,
-120
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"text": "=Write a reply to the following email, then save it as a draft to the email thread:\n<email>\nID: {{ $json.id }}\nFrom: {{ $json.from.emailAddress.address }}\nSubject: {{ $json.subject }}\nMessage: {{ $json.body.content }}\n</email>",
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"systemMessage": "#role\nYou are an AI assistant specializing in replying to incoming emails to [YOUR NAME] Outlook inbox.\n\n#capabilities and limitations\nYour reply will be limited to the current email message, not the email string. Do not hallucinate.\n\n#response\nReply in a casual, modern, professional, concise writing style. You should sound like [YOUR NAME HERE]. Here are examples of [YOUR NAME HERE] voice:\n<example>\n[COPY & PASTE REPLY SAMPLES FROM YOUR EMAIL]\n</example>\n<example>\n[COPY & PASTE REPLY SAMPLES FROM YOUR EMAIL]\n</example>\n<example>\n[ADD A VARIETY OF REPLY SAMPLES SO THE AGENT UNDERSTANDS YOUR TONE & STYLE]\n</example>"
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"promptType": "define"
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"typeVersion": 1.7
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"name": "Sticky Note",
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-320
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"content": "Trigger Action\n1) Connect a Microsoft email account you can authenticate\n2) Trigger is set to \"message received\" and the output \"raw\"\n3) Add the email address(es) you want the AI agent to handle"
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"name": "Sticky Note1",
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-300,
-80
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"parameters": {
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"width": 340,
"height": 440,
"content": "Agent Instructions\n\n#role\nYou are an AI assistant specializing in replying to incoming emails to [YOUR NAME] Outlook inbox.\n\n#capabilities and limitations\nYour reply will be limited to the current email message, not the email string. Do not hallucinate.\n\n#response\nReply in a casual, modern, professional, concise writing style. You should sound like [YOUR NAME HERE]. Here are examples of [YOUR NAME HERE] voice:\n<example>\n[COPY & PASTE REPLY SAMPLES FROM YOUR EMAIL]\n</example>\n<example>\n[COPY & PASTE REPLY SAMPLES FROM YOUR EMAIL]\n</example>\n<example>\n[ADD A VARIETY OF REPLY SAMPLES SO THE AGENT UNDERSTANDS YOUR TONE & STYLE]\n</example>"
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"height": 180,
"content": "Reply Settings\n1) Manually set the resource, operation, and message\n2) Toggle switch to reply only to sender\n3) Let the AI model define the \"message\"\n4) Additional fields for the \"reply to\" and \"subject\""
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"content": "Draft a Reply\n1. Follows all the same \"Reply to Email\" settings EXCEPT the email reply is saved in your DRAFTS folder\n2. This setting is great if you want a human checkpoint before sending"
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"subject": "={{ $json.subject }}"
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"Reply to Email": {
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"Draft a Reply [optional]": {
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"Connect Outlook & Set Filter": {
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[
{
"node": "Add AI Agent Instructions",
"type": "main",
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]
]
}
}
}Workflow n8n Outlook, email : pour qui est ce workflow ?
Ce workflow s'adresse aux entreprises et équipes qui utilisent Outlook pour la gestion de leurs emails, notamment dans les secteurs du marketing, du service client et des ventes. Il est conçu pour des utilisateurs ayant un niveau technique intermédiaire, souhaitant optimiser leur communication par email.
Workflow n8n Outlook, email : problème résolu
Ce workflow résout le problème de la surcharge d'emails en automatisant le processus de réponse. Il élimine les frustrations liées aux délais de réponse et à la gestion manuelle des messages. Grâce à l'intégration de l'IA, les utilisateurs bénéficient de réponses rapides et adaptées, ce qui améliore la satisfaction client et l'efficacité opérationnelle.
Workflow n8n Outlook, email : étapes du workflow
Étape 1 : Le workflow commence par le déclencheur 'Connect Outlook & Set Filter', qui détecte les nouveaux emails.
- Étape 1 : Lorsqu'un email est reçu, le noeud 'Add OpenAI Chat Model' analyse le contenu du message.
- Étape 2 : Les instructions de l'agent IA sont ajoutées via le noeud 'Add AI Agent Instructions' pour générer une réponse appropriée.
- Étape 3 : Plusieurs notes autocollantes sont créées pour organiser les informations à l'aide des noeuds 'Sticky Note'.
- Étape 4 : Enfin, le noeud 'Reply to Email' envoie une réponse personnalisée à l'expéditeur, complétant ainsi le processus d'automatisation.
Workflow n8n Outlook, email : guide de personnalisation
Pour personnaliser ce workflow, vous pouvez modifier les paramètres du déclencheur 'Connect Outlook & Set Filter' pour ajuster les critères de filtrage des emails. Il est également possible de changer le modèle utilisé dans le noeud 'Add OpenAI Chat Model' en fonction de vos besoins spécifiques. Pour les notes autocollantes, vous pouvez personnaliser le contenu et les couleurs selon vos préférences. Enfin, assurez-vous de vérifier les paramètres du noeud 'Reply to Email' pour garantir que les réponses soient envoyées correctement, en ajoutant éventuellement des champs supplémentaires pour enrichir les messages.