Automatisation Google Sheets avec n8n : traitement de factures colombiennes

Ce workflow n8n a pour objectif d'automatiser le traitement des factures colombiennes reçues par email, facilitant ainsi la gestion administrative pour les entreprises. En utilisant des outils comme Google Sheets et OpenAI, ce processus permet de convertir des documents PDF et XML en données structurées, d'optimiser le stockage des informations et d'améliorer la précision des données. Le workflow commence par un déclencheur Gmail qui détecte la réception d'un email contenant une facture. Ensuite, il utilise des nœuds pour filtrer les fichiers ZIP, décompresser les factures, et extraire les données pertinentes des fichiers PDF et XML. Les données extraites sont ensuite agrégées et converties en format JSON pour une intégration facile dans Google Sheets. Ce flux de travail inclut également des étapes pour mettre à jour les fichiers PDF avec des noms appropriés et créer ou mettre à jour des lignes dans une feuille de calcul Google. Grâce à cette automatisation n8n, les entreprises peuvent réduire le temps consacré à la gestion des factures, minimiser les erreurs humaines et améliorer l'efficacité opérationnelle. En intégrant des outils d'intelligence artificielle, ce workflow offre une valeur ajoutée significative en termes de rapidité et de précision dans le traitement des documents.

À qui s'adresse ce workflow ?

Ce que ce workflow résout

Comment ça fonctionne

Visualisation du workflow n8n

Schéma des nœuds et connexions de ce workflow n8n, généré à partir du JSON n8n.

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{
  "id": "Xs7x61YMFsbpB4vg",
  "meta": {
    "instanceId": "51270372ea87f40bc06437a6d111ae29e684e524a2e6c52d7a6f84dde18d4a17",
    "templateCredsSetupCompleted": true
  },
  "name": "Colombian Invoices Processing",
  "tags": [],
  "nodes": [
    {
      "id": "3bcb9b75-a697-4948-974a-f4ea29947bfa",
      "name": "Loop Over Items",
      "type": "n8n-nodes-base.splitInBatches",
      "position": [
        880,
        445
      ],
      "parameters": {
        "options": {}
      },
      "typeVersion": 3
    },

Personnaliser ce workflow

Détail des nœuds n8n

• 01

  Loop Over Items

  Ce noeud permet de traiter les éléments en les divisant en lots.

• 02

  OpenAI Chat Model

  Ce noeud utilise le modèle de chat OpenAI pour générer des réponses basées sur des entrées textuelles.

• 03

  Calculator

  Ce noeud effectue des calculs mathématiques basés sur les données fournies.

• 04

  Structured Output Parser

  Ce noeud analyse les données structurées et les convertit en un format défini par un schéma JSON.

• 05

  On Email receipt

  Ce noeud déclenche le workflow lorsqu'un nouvel email est reçu dans Gmail.

• 06

  Get Filename and mimeType

  Ce noeud extrait le nom de fichier et le type MIME à partir des données fournies.

• 07

  Filter ZIP files only

  Ce noeud filtre les fichiers pour ne garder que ceux au format ZIP.

• 08

  Unzip Invoice

  Ce noeud décompresse les fichiers ZIP pour extraire leur contenu.

• 09

  Just for style

  Ce noeud ne réalise aucune action, servant uniquement de point de passage dans le workflow.

• 10

  Get filename and mimeType on extracted docs

  Ce noeud extrait le nom de fichier et le type MIME des documents extraits.

• 11

  Split XML and PDF

  Ce noeud permet de séparer les fichiers XML et PDF en fonction de règles définies.

• 12

  Extract PDF Data

  Ce noeud extrait les données d'un fichier PDF selon les options spécifiées.

• 13

  Extract XML Data

  Ce noeud extrait les données d'un fichier XML selon les options spécifiées.

• 14

  Convert to JSON

  Ce noeud convertit des données XML en format JSON.

• 15

  Append both Docs

  Ce noeud fusionne les données de deux documents en un seul.

• 16

  Aggregate all Data into 1 list

  Ce noeud agrège toutes les données en une seule liste selon les options spécifiées.

• 17

  Extract Data from PDF and XML

  Ce noeud extrait des données à partir de fichiers PDF et XML en utilisant un agent Langchain.

• 18

  Create initial PDF

  Ce noeud crée un fichier PDF initial dans Google Drive avec les paramètres fournis.

• 19

  Merge both flows

  Ce noeud fusionne deux flux de données en un seul selon les options définies.

• 20

  Update PDF with actual name

  Ce noeud met à jour un fichier PDF sur Google Drive avec un nouveau nom et éventuellement un contenu modifié.

• 21

  Get Current Date

  Ce noeud récupère la date actuelle pour l'utiliser dans le workflow.

• 22

  Create or update row

  Ce noeud crée ou met à jour une ligne dans une feuille Google Sheets selon les données fournies.

• 23

  Sticky Note

  Ce noeud crée une note autocollante avec le contenu et les dimensions spécifiées.