Automatisation Google Sheets avec n8n : gestion des pièces jointes Gmail

Ce workflow n8n a pour objectif d'automatiser la gestion des pièces jointes des emails reçus sur Gmail, en les téléchargeant sur Google Drive et en les intégrant dans Google Sheets. Ce processus est particulièrement utile pour les équipes de comptabilité ou de gestion qui reçoivent régulièrement des factures ou des documents importants par email. Grâce à cette automatisation n8n, vous pouvez gagner un temps précieux et réduire les erreurs manuelles liées à la gestion des documents. Étape 1 : le workflow commence par un déclencheur Gmail qui détecte les nouveaux emails avec des pièces jointes. Étape 2 : il filtre uniquement les emails contenant des factures grâce à une condition spécifique. Étape 3 : les pièces jointes sont ensuite téléchargées sur Google Drive, où elles sont renommées et déplacées dans le bon dossier. Étape 4 : les informations extraites des fichiers sont traitées par un modèle OpenAI pour en extraire des données pertinentes. Étape 5 : enfin, les données sont ajoutées à une feuille de calcul Google Sheets pour une consultation et un suivi faciles. Cette automatisation permet non seulement de centraliser les documents, mais aussi d'améliorer la traçabilité et la gestion des informations au sein de l'entreprise.

À qui s'adresse ce workflow ?

Ce que ce workflow résout

Comment ça fonctionne

Visualisation du workflow n8n

Schéma des nœuds et connexions de ce workflow n8n, généré à partir du JSON n8n.

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{
  "id": "XnGZZfT5u0Cw1X3p",
  "meta": {
    "instanceId": "3378b0d68c3b7ebfc71b79896d94e1a044dec38e99a1160aed4e9c323910fbe2",
    "templateCredsSetupCompleted": true
  },
  "name": "Attachments Gmail to drive and google sheets",
  "tags": [],
  "nodes": [
    {
      "id": "0404ef0a-9750-495a-8798-98d4b059a083",
      "name": "Sticky Note",
      "type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
      "position": [
        -580,
        -420
      ],
      "parameters": {
        "height": 440,
        "content": "## Setup\n1. Setup your **Gmail** and **Google Drive** credentials\n2. Setup your **Google Sheets** credentials\n3. Setup your **Openai** api key"
      },
      "typeVersion": 1

Personnaliser ce workflow

Détail des nœuds n8n

• 01

  Sticky Note

  Ce noeud crée une note autocollante avec un contenu et une hauteur spécifiés.

• 02

  Gmail Trigger1

  Ce noeud déclenche le workflow lorsqu'un nouvel e-mail est reçu dans Gmail selon des filtres définis.

• 03

  Setup1

  Ce noeud permet de définir des variables ou d'assigner des valeurs à des champs spécifiques.

• 04

  Upload PDF to Drive1

  Ce noeud envoie une requête HTTP pour télécharger un fichier PDF vers un service de stockage.

• 05

  Rename file1

  Ce noeud renomme un fichier dans Google Drive en utilisant son ID et le nouveau nom spécifié.

• 06

  Move to the correct folder1

  Ce noeud déplace un fichier vers un dossier spécifique dans Google Drive.

• 07

  Gmail

  Ce noeud permet d'effectuer des actions sur un message Gmail en utilisant son ID.

• 08

  Extract from File2

  Ce noeud extrait des données d'un fichier selon les options spécifiées.

• 09

  Google Drive

  Ce noeud effectue des opérations sur un fichier dans Google Drive en utilisant son ID.

• 10

  OpenAI Model

  Ce noeud utilise un modèle OpenAI pour générer des réponses basées sur des entrées fournies.

• 11

  Structured Output Parser

  Ce noeud analyse et structure les données de sortie selon un schéma JSON défini.

• 12

  Append to Reconciliation Sheet

  Ce noeud ajoute des données à une feuille de calcul Google Sheets selon les colonnes et options spécifiées.

• 13

  Sticky Note2

  Ce noeud crée une seconde note autocollante avec des paramètres de couleur, largeur, hauteur et contenu.

• 14

  Map Output

  Ce noeud permet de mapper la sortie des données selon un mode et des options définies.

• 15

  Apply Data Extraction Rules

  Ce noeud applique des règles d'extraction de données sur un texte donné en utilisant un modèle de langage.

• 16

  Sticky Note6

  Ce noeud crée une sixième note autocollante avec des dimensions et un contenu spécifiés.

• 17

  Only invoice mails with attachments

  Ce noeud conditionne le flux pour ne traiter que les e-mails de factures contenant des pièces jointes.