Automatisation Gmail avec n8n : gestion des réponses automatiques

Ce workflow n8n a pour objectif d'automatiser la gestion des réponses aux emails reçus via Gmail. Dans un contexte professionnel où la réactivité est essentielle, ce processus permet de répondre automatiquement aux messages entrants, tout en enregistrant les retours dans une feuille Google Sheets pour un suivi efficace. Les cas d'usage incluent la gestion des demandes fréquentes, l'envoi de confirmations ou de remerciements, et l'amélioration de la productivité des équipes. Étape 1 : le workflow démarre avec un déclencheur 'On email received' qui capte les emails entrants. Étape 2 : une condition 'Only continue for specific emails' vérifie si l'email correspond à des critères spécifiques. Étape 3 : si la condition est remplie, le workflow génère une réponse via le noeud 'Generate reply' en utilisant OpenAI pour personnaliser le message. Étape 4 : la réponse est ensuite envoyée avec le noeud 'Send reply to recipient'. Parallèlement, les informations pertinentes sont extraites et stockées dans Google Sheets pour un suivi ultérieur. Ce système d'automatisation n8n permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire le risque d'erreurs humaines dans le traitement des emails, tout en assurant une communication fluide et efficace avec les clients.

À qui s'adresse ce workflow ?

Ce que ce workflow résout

Comment ça fonctionne

Visualisation du workflow n8n

Schéma des nœuds et connexions de ce workflow n8n, généré à partir du JSON n8n.

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{
  "meta": {
    "instanceId": "a2434c94d549548a685cca39cc4614698e94f527bcea84eefa363f1037ae14cd"
  },
  "nodes": [
    {
      "id": "88c0f64c-a7cd-4f35-96dd-9eee4b1d6a1a",
      "name": "Generate reply",
      "type": "n8n-nodes-base.openAi",
      "position": [
        -480,
        2260
      ],
      "parameters": {
        "prompt": "=From: {{ $json.from.value }}\nTo: {{ $json.to.value }}\nSubject: {{ $json.subject }}\nBody: {{ $json.reply }}\n\n\nReply: ",
        "options": {
          "maxTokens": "={{ $('Configure').first().json.replyTokenSize }}"
        }
      },
      "credentials": {
        "openAiApi": {
          "id": "27",

Personnaliser ce workflow

Détail des nœuds n8n

• 01

  Generate reply

  Génère une réponse à partir d'un prompt fourni en utilisant l'API OpenAI.

• 02

  On email received

  Déclenche le workflow lorsqu'un email est reçu dans la boîte Gmail.

• 03

  Only continue for specific emails

  Permet de continuer le workflow uniquement pour des emails spécifiques selon des conditions définies.

• 04

  Configure

  Configure des valeurs spécifiques à utiliser dans le workflow.

• 05

  Note5

  Crée une note autocollante pour documenter des informations dans le workflow.

• 06

  Send reply to recipient

  Envoie une réponse par email au destinataire avec le message généré.

• 07

  Generate UUID

  Génère un identifiant unique (UUID) pour une utilisation dans le workflow.

• 08

  Thanks for your response!

  Crée un message HTML pour remercier l'utilisateur de sa réponse.

• 09

  Extract message content (advanced)

  Extrait le contenu d'un message en utilisant un code JavaScript avancé.

• 10

  If spreadsheet doesn't exist

  Vérifie si une feuille de calcul existe ou non.

• 11

  Successfully created or updated row

  Indique que la ligne a été créée ou mise à jour avec succès.

• 12

  Note1

  Crée une note autocollante pour documenter des informations dans le workflow.

• 13

  Note2

  Crée une note autocollante pour documenter des informations dans le workflow.

• 14

  Note3

  Crée une note autocollante pour documenter des informations dans le workflow.

• 15

  Create spreadsheet

  Crée une nouvelle feuille de calcul dans Google Sheets avec un titre spécifié.

• 16

  Store spreadsheet ID

  Stocke l'identifiant de la feuille de calcul pour une utilisation ultérieure.

• 17

  Paste data

  Colle des données dans une feuille de calcul Google spécifiée.

• 18

  If no sheet IDs

  Vérifie s'il n'y a pas d'identifiants de feuilles disponibles.

• 19

  Create or update rows

  Crée ou met à jour des lignes dans une feuille de calcul Google.

• 20

  Get data from `Format data`

  Récupère des données à partir du noeud `Format data`.

• 21

  Get data from `Format data` node

  Récupère des données à partir du noeud `Format data`.

• 22

  Format data

  Formate les données en définissant des valeurs spécifiques à conserver.

• 23

  Send email reply

  Indique que l'email de réponse a été envoyé avec succès.

• 24

  On feedback given

  Déclenche le workflow lorsqu'un retour d'information est donné via un webhook.

• 25

  Send feedback for fine-tuned data

  Envoie des retours d'information pour des données affinées dans Google Sheets.

• 26

  Show HTML page

  Affiche une page HTML en réponse à un webhook.

• 27

  Get sheet IDs #1

  Récupère les identifiants de feuilles de calcul à l'aide d'un code JavaScript.

• 28

  Note

  Crée une note autocollante pour documenter des informations dans le workflow.

• 29

  If no spreadsheet in configuration #2

  Vérifie s'il n'y a pas de feuille de calcul dans la configuration.

• 30

  Store specific sheet IDs #2

  Stocke des identifiants spécifiques de feuilles de calcul pour une utilisation ultérieure.

• 31

  Get sheet IDs #2

  Récupère les identifiants de feuilles de calcul à l'aide d'un code JavaScript.

• 32

  If no spreadsheet in configuration #1

  Vérifie s'il n'y a pas de feuille de calcul dans la configuration.

• 33

  Store specific sheet IDs #1

  Stocke des identifiants spécifiques de feuilles de calcul pour une utilisation ultérieure.

• 34

  Email template

  Crée un modèle d'email au format HTML.

• 35

  Record feedback

  Indique que le retour d'information a été enregistré avec succès.

• 36

  Fallback route

  Indique une route de secours dans le workflow.

• 37

  Identify trigger #2

  Identifie le deuxième déclencheur et configure les valeurs associées.

• 38

  Identify trigger #1

  Identifie le premier déclencheur et configure les valeurs associées.

• 39

  Do not send unfinished email reply

  Indique de ne pas envoyer de réponse par email si celle-ci est incomplète.

• 40

  If reply is complete

  Vérifie si la réponse est complète avant de continuer.

• 41

  Sticky Note

  Crée une note autocollante pour documenter des informations dans le workflow.

• 42

  Do not send email to this recipient

  Indique de ne pas envoyer d'email à ce destinataire.

• 43

  Send reply to database

  Indique que la réponse a été envoyée à la base de données.

• 44

  Sticky Note1

  Crée une note autocollante pour documenter des informations dans le workflow.

• 45

  Determine which trigger ran

  Détermine quel déclencheur a été activé dans le workflow.

• 46

  Sticky Note2

  Crée une note autocollante pour documenter des informations dans le workflow.

• 47

  Is text within token limit?

  Vérifie si le texte est dans la limite de tokens définie.

• 48

  Do nothing

  N'effectue aucune action.

• 49

  Sticky Note3

  Crée une note autocollante pour documenter des informations dans le workflow.