Workflow n8n
Automatisation Email avec n8n : traitement et approbation rapide
- Ce workflow n8n est conçu pour automatiser le traitement des emails entrants via IMAP, tout en intégrant une étape d'approbation. Dans un contexte professionnel où la gestion des emails peut être chronophage, ce système permet de répondre rapidement aux demandes tout en garantissant un contrôle qualité grâce à une validation par approbation. Les utilisateurs peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, tout en maintenant une communication efficace avec leurs contacts.
- Le workflow commence par un déclencheur d'email via IMAP, qui lit les nouveaux messages entrants. Ensuite, le contenu de l'email est traité à l'aide de plusieurs noeuds, notamment un noeud de résumé qui utilise OpenAI pour générer un résumé du contenu. Ce résumé est ensuite formaté en Markdown pour une meilleure lisibilité. L'étape suivante consiste à envoyer un email de réponse, qui est préparé avec les informations nécessaires.
- Une fois le brouillon créé, le workflow inclut une étape d'approbation où l'utilisateur peut décider d'envoyer ou de modifier le message. Grâce à l'intégration de la technologie de traitement du langage naturel, ce workflow n8n offre une valeur ajoutée significative en réduisant le temps de réponse et en améliorant la qualité des communications. En adoptant cette automatisation, les entreprises peuvent optimiser leur gestion des emails et améliorer leur efficacité opérationnelle.
Tags clés :automatisationemailn8nOpenAIIMAP
Catégorie: Webhook · Tags: automatisation, email, n8n, OpenAI, IMAP❤ 0
Workflow n8n email, OpenAI, IMAP : vue d'ensemble
Schéma des nœuds et connexions de ce workflow n8n, généré à partir du JSON n8n.
Workflow n8n email, OpenAI, IMAP : détail des nœuds
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"id": "OuHrYOR3uWGmrhWQ",
"meta": {
"instanceId": "a4bfc93e975ca233ac45ed7c9227d84cf5a2329310525917adaf3312e10d5462",
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"name": "AI Email processing autoresponder with approval (Yes/No)",
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-180,
-100
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40,
-100
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"html": "={{ $json.textHtml }}",
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"name": "DeepSeek R1",
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240,
80
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"mode": "list",
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"cachedResultName": "deepseek/deepseek-r1:free"
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"options": {}
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"credentials": {
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"name": "OpenRouter account"
}
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"name": "Send Email",
"type": "n8n-nodes-base.emailSend",
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-120
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"html": "={{ $('Write email').item.json.output }}",
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"subject": "=Re: {{ $('Email Trigger (IMAP)').item.json.subject }}",
"toEmail": "={{ $('Email Trigger (IMAP)').item.json.from }}",
"fromEmail": "={{ $('Email Trigger (IMAP)').item.json.to }}"
},
"credentials": {
"smtp": {
"id": "hRjP3XbDiIQqvi7x",
"name": "SMTP info@n3witalia.com"
}
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"id": "ebeb986d-053a-420d-8482-ee00e75f2f10",
"name": "Qdrant Vector Store",
"type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.vectorStoreQdrant",
"position": [
1180,
200
],
"parameters": {
"mode": "retrieve-as-tool",
"options": {},
"toolName": "company_knowladge_base",
"toolDescription": "Extracts information regarding the request made.",
"qdrantCollection": {
"__rl": true,
"mode": "id",
"value": "=COLLECTION"
},
"includeDocumentMetadata": false
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"credentials": {
"qdrantApi": {
"id": "iyQ6MQiVaF3VMBmt",
"name": "QdrantApi account"
}
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"typeVersion": 1
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{
"id": "ccc3d026-bfa3-4fda-be0a-ef70bf831aa7",
"name": "Embeddings OpenAI",
"type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.embeddingsOpenAi",
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1180,
380
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"parameters": {
"options": {}
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"credentials": {
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"name": "OpenAi account"
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"id": "1726aac9-a77d-4f19-8c07-70b032c3abeb",
"name": "Email Summarization Chain",
"type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.chainSummarization",
"position": [
260,
-100
],
"parameters": {
"options": {
"binaryDataKey": "={{ $json.data }}",
"summarizationMethodAndPrompts": {
"values": {
"prompt": "=Write a concise summary of the following in max 100 words :\n\n\"{{ $json.data }}\"\n\nDo not enter the total number of words used.",
"combineMapPrompt": "=Write a concise summary of the following in max 100 words:\n\n\"{{ $json.data }}\"\n\nDo not enter the total number of words used."
}
}
},
"operationMode": "nodeInputBinary"
},
"typeVersion": 2
},
{
"id": "81b889d0-e724-4c1f-9ce3-7593c796aaaf",
"name": "Write email",
"type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.agent",
"position": [
980,
-100
],
"parameters": {
"text": "=Write the text to reply to the following email:\n\n{{ $('Email Summarization Chain').item.json.response.text }}",
"options": {
"systemMessage": "You are an expert at answering emails. You need to answer them professionally based on the information you have. This is a business email. Be concise and never exceed 100 words. Only the body of the email, not create the subject.\n\nIt must be in HTML format and you can insert (if you think it is appropriate) only HTML characters such as <br>, <b>, <i>, <p> where necessary."
},
"promptType": "define",
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},
"typeVersion": 1.7
},
{
"id": "cf38e319-59b3-490e-b841-579afc9fbc02",
"name": "OpenAI",
"type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.lmChatOpenAi",
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980,
200
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"parameters": {
"model": {
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"mode": "list",
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"cachedResultName": "gpt-4o-mini"
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"name": "Set Email",
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760,
-100
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"parameters": {
"options": {},
"assignments": {
"assignments": [
{
"id": "759dc0f9-f582-492c-896c-6426f8410127",
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}
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"typeVersion": 3.4
},
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1560,
-100
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},
"conditions": {
"options": {
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"caseSensitive": true,
"typeValidation": "strict"
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"combinator": "and",
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{
"id": "5c377c1c-43c6-45e7-904e-dbbe6b682686",
"operator": {
"type": "boolean",
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"leftValue": "={{ $json.data.approved }}",
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}
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"typeVersion": 2.2
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{
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"name": "Sticky Note",
"type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
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-220,
-680
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"parameters": {
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"width": 580,
"height": 420,
"content": "# Main Flow\n\n## Preliminary step:\nCreate a vector database on Qdrant and tokenize the documents useful for generating a response\n\n\n## How it works\nThis workflow is designed to automate the process of handling incoming emails, summarizing their content, generating appropriate responses with RAG, and obtaining approval (YES/NO button) before sending replies.\n\nThis workflow is designed to handle general inquiries that come in via corporate email via IMAP and generate responses using RAG. You can quickly integrate Gmail and Outlook via the appropriate trigger nodes"
},
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{
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-40,
-180
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"content": "Convert email to Markdown format for better understanding of LLM models"
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"type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
"position": [
240,
-180
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"height": 240,
"content": "Chain that summarizes the received email"
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{
"id": "7cfba59f-83ce-4f0b-b54a-b2c11d58fd82",
"name": "Sticky Note3",
"type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
"position": [
940,
-180
],
"parameters": {
"width": 340,
"height": 240,
"content": "Agent that retrieves business information from a vector database and processes the response"
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{
"id": "28c4bd00-6a47-422f-a50a-935f3724ba01",
"name": "Send Draft",
"type": "n8n-nodes-base.gmail",
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1340,
-100
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"webhookId": "d6dd2e7c-90ea-4b65-9c64-523d2541a054",
"parameters": {
"sendTo": "YOUR GMAIL ADDRESS",
"message": "=<h3>MESSAGE</h3>\n{{ $('Email Trigger (IMAP)').item.json.textHtml }}\n\n<h3>AI RESPONSE</h3>\n{{ $json.output }}",
"options": {},
"subject": "=[Approval Required] {{ $('Email Trigger (IMAP)').item.json.subject }}",
"operation": "sendAndWait",
"approvalOptions": {
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"approvalType": "double"
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"credentials": {
"gmailOAuth2": {
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"name": "Gmail account (n3w.it)"
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{
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"name": "Sticky Note4",
"type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
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1300,
-300
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"parameters": {
"color": 4,
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"content": "## IMPORTANT\n\nFor the \"Send Draft\" node, you need to send the draft email to a Gmail address because it is the only one that allows the \"Send and wait for response\" function."
},
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],
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"settings": {
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"versionId": "6f7b864e-1589-418c-960e-b832cf032d1b",
"connections": {
"OpenAI": {
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}
]
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}
],
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{
"node": "Set Email",
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"index": 0
}
]
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"Markdown": {
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[
{
"node": "Email Summarization Chain",
"type": "main",
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}
]
]
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"Set Email": {
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[
{
"node": "Write email",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Send Draft": {
"main": [
[
{
"node": "Approve?",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
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"DeepSeek R1": {
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[
{
"node": "Email Summarization Chain",
"type": "ai_languageModel",
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}
]
]
},
"Write email": {
"main": [
[
{
"node": "Send Draft",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
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"Embeddings OpenAI": {
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[
{
"node": "Qdrant Vector Store",
"type": "ai_embedding",
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}
]
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"Qdrant Vector Store": {
"ai_tool": [
[
{
"node": "Write email",
"type": "ai_tool",
"index": 0
}
]
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"Email Trigger (IMAP)": {
"main": [
[
{
"node": "Markdown",
"type": "main",
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}
]
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"Email Summarization Chain": {
"main": [
[
{
"node": "Set Email",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
}
}
}Workflow n8n email, OpenAI, IMAP : pour qui est ce workflow ?
Ce workflow s'adresse aux entreprises et équipes qui gèrent un volume élevé d'emails et cherchent à améliorer leur efficacité. Il est particulièrement adapté aux professionnels du marketing, du service client et aux équipes de vente qui nécessitent une réponse rapide et structurée aux demandes par email. Un niveau technique intermédiaire est recommandé pour la mise en place.
Workflow n8n email, OpenAI, IMAP : problème résolu
Ce workflow résout le problème de la surcharge d'emails en automatisant le traitement et la réponse. Il élimine les frustrations liées à la gestion manuelle des messages, réduit les risques d'erreurs dans les réponses et assure un suivi rapide des demandes. Les utilisateurs bénéficient d'une communication plus fluide et d'un gain de temps significatif, ce qui leur permet de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
Workflow n8n email, OpenAI, IMAP : étapes du workflow
Étape 1 : Le workflow démarre avec un déclencheur d'email via IMAP qui lit les nouveaux messages.
- Étape 1 : Le contenu de l'email est résumé à l'aide d'OpenAI et formaté en Markdown pour une meilleure présentation.
- Étape 2 : Un brouillon d'email est préparé avec les informations nécessaires.
- Étape 3 : Une étape d'approbation est intégrée, permettant à l'utilisateur de valider ou de modifier le message avant l'envoi.
- Étape 4 : Si approuvé, l'email est envoyé au destinataire.
Workflow n8n email, OpenAI, IMAP : guide de personnalisation
Pour personnaliser ce workflow, vous pouvez modifier l'URL du serveur IMAP pour lire les emails de votre compte. Ajustez les paramètres du noeud OpenAI pour affiner le résumé selon vos besoins. Vous pouvez également personnaliser le contenu du brouillon d'email en modifiant les champs 'subject' et 'toEmail'. Si nécessaire, intégrez d'autres outils ou services pour enrichir le flux, comme des notifications sur Slack ou des mises à jour dans un Google Sheet. Assurez-vous de sécuriser le flux en utilisant des clés API appropriées et en surveillant les performances.