Automatisation d'emailing avec n8n : gestion des leads en temps réel

Ce workflow n8n a pour objectif d'automatiser la gestion des leads en intégrant des outils d'intelligence artificielle et de communication. Dans un contexte où la rapidité et l'efficacité sont essentielles pour les équipes commerciales, ce processus permet de générer des emails personnalisés en fonction des données collectées, tout en intégrant des informations provenant de Google Sheets et de Microsoft Outlook. Les cas d'usage incluent la génération automatique d'emails de suivi, l'enrichissement des données clients et l'amélioration de la communication interne. Le workflow débute par un déclencheur Webhook qui reçoit les informations sur les leads. Ensuite, le noeud 'Get Lead Data from ERPNext' récupère les données nécessaires. L'IA entre en jeu avec le noeud 'OpenAI Chat Model', qui génère du contenu pertinent pour les emails. Les noeuds 'Lead Body' et 'Email Body Text Generated by AI' permettent de structurer le contenu avant de l'envoyer via Microsoft Outlook. Des conditions sont mises en place pour vérifier la validité des demandes et déterminer si des notes supplémentaires sont nécessaires. Cette automatisation n8n offre des bénéfices significatifs pour les entreprises, en réduisant le temps consacré à la gestion manuelle des leads et en minimisant les erreurs humaines. En intégrant des outils d'IA, les équipes peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, tout en assurant une communication fluide et efficace avec leurs clients.

À qui s'adresse ce workflow ?

Ce que ce workflow résout

Comment ça fonctionne

Visualisation du workflow n8n

Schéma des nœuds et connexions de ce workflow n8n, généré à partir du JSON n8n.

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{
  "meta": {
    "instanceId": "e4f78845dfed9ddcfba1945ae00d12e9a7d76eab052afd19299228ce02349d86"
  },
  "nodes": [
    {
      "id": "23291d25-3e1a-4b0d-9b1d-d066e8c04a1f",
      "name": "Customer Lead AI Agent",
      "type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.agent",
      "position": [
        -640,
        460
      ],
      "parameters": {
        "text": "=**System Prompt:**\n\nYou are an AI assistant designed to process new leads and generate appropriate responses. Your role includes analyzing lead notes, categorizing them, and generating an email from the system to inform the relevant contact about the inquiry. Do not send the email as if it is directly from the customer; instead, draft it as a notification from the system summarizing the inquiry.\n\n### **Process Flow**\n\n1. **Analyzing Lead Notes:**\n   - Extract key details such as the customer name, organization, contact information, and their specific request.  \n   - Determine if the inquiry relates to products, services, or solutions offered by the company.\n\n2. **Finding the Appropriate Contact(s):**\n   - Search the contact database to find the responsible person(s) for the relevant product, service, or solution.  \n   - If one person is responsible, provide their email.  \n   - If multiple people are responsible, list all emails separated by commas.\n\n3. **Generating an Email Notification:**\n   - Draft a professional email as a notification from the system.\n   - Summarize the customer’s inquiry.\n   - Include all relevant details to assist the recipient in addressing the inquiry.\n\n4. **Handling Invalid Leads:**\n   - If the inquiry is unrelated to products, services, or solutions (e.g., job inquiries or general product inquiries), classify it as invalid and return:  \n     `\"Invalid Lead - Not related to products, services, or solutions.\"`\n\n### **Output Requirements**\n\n1. **For Relevant Leads:**\n   - **Email Address(es):** Provide the appropriate email(s).  \n   - **Email Message Body:** Generate an email notification from the system summarizing the inquiry.\n\n2. **For Invalid Leads:**\n   - Return: `\"Invalid Lead - Not related to products, services, or solutions.\"`\n\n\n### **Email Template for Relevant Leads**\n\n**Email Address(es):** [Relevant Email IDs]\n\n**Email Message Body:**\n\n_Subject: New Inquiry from Customer Regarding [Product/Service/Solution]_  \n\nDear [Recipient(s)],  \n\nWe have received a new inquiry from a customer through our system. Below are the details:  \n\n**Customer Name:** [Customer Name]  \n**Organization:** [Organization Name]  \n**Contact Information:** [Contact Details]  \n\n**Inquiry Summary:**  \n[Summarized description of the customer's request, e.g., “The customer is seeking to upgrade their restroom facilities with touchless soap dispensers and tissue holders installed behind mirrors. They have requested a site visit to assess the location and provide a proposal.”]  \n\n**Action Required:**  \nPlease prioritize this inquiry and reach out to the customer promptly to address their requirements.  \n\nThank you,  \n[Your System Name]  \n\n\n### **Example Output**\n\n**Input Lead Notes:**\n*\"Dear Syncbricks, We are looking to Develop Workflow Automation Soluition for our company, can you let us know the details what do you offer in tems of this.\"*\n\n**Output:**\n\n- **Email Address(es):** employee@syncbricks.com\n\n- **Email Message Body:**  \n\n_Subject: Workflow Automation Platform Integration_  \n\nDear -Emploiyee Name (s) --,  \n\nWe have received a new inquiry from a customer through our system. Below are the details:  \n\n**Customer Name:** Amjid Ali \n**Organization:** Syncbricks LLC\n**Contact Information:** 123456789 \n\n**Inquiry Summary:**  \nThe customer is asking for workflow automation for their company \n\n**Action Required:**  \nPlease prioritize this inquiry and reach out to the customer promptly to address their requirements.  \n\nThank you,  \nSyncbricks LLC\n\n---\nHere are the Lead Details\nLead Name : {{ $json.data.lead_name }}\nCompany : {{ $json.data.company_name }}\nSource : {{ $json.data.source }}\nNotes : {{ $json.data.notes }}\nCity : {{ $json.data.city }}\nCountry : {{ $json.data.country }}\nMobile : {{ $json.data.mobile_no }}",
        "options": {},
        "promptType": "define"
      },
      "typeVersion": 1.7
    },
    {
      "id": "1831dc36-910b-4a72-a90e-b411f105a8c3",

Personnaliser ce workflow

Détail des nœuds n8n

• 01

  Customer Lead AI Agent

  Ce noeud agit comme un agent AI pour traiter les demandes de leads clients.

• 02

  OpenAI Chat Model

  Ce noeud utilise le modèle de chat d'OpenAI pour générer des réponses textuelles.

• 03

  Abbriviations

  Ce noeud interagit avec Google Sheets pour gérer des abréviations dans un document spécifique.

• 04

  Lead Body

  Ce noeud définit le corps du message pour les leads en utilisant des options et des attributions.

• 05

  Source Website and Status Open

  Ce noeud évalue une condition pour déterminer si la source du site et le statut sont ouverts.

• 06

  Microsoft Outlook

  Ce noeud envoie un email via Microsoft Outlook avec un sujet et un contenu spécifiés.

• 07

  Email Body Text Generated by AI

  Ce noeud définit le texte du corps de l'email généré par l'IA.

• 08

  Fields for Outlook

  Ce noeud exécute un code JavaScript pour préparer des champs destinés à Outlook.

• 09

  Email Body for Outlook

  Ce noeud exécute un code JavaScript pour générer le corps de l'email destiné à Outlook.

• 10

  Inquiry has Notes

  Ce noeud vérifie si une demande contient des notes.

• 11

  Inquiry is Valid?

  Ce noeud évalue si une demande est valide en fonction de certaines conditions.

• 12

  Company Profile

  Ce noeud interagit avec Google Docs pour gérer le profil d'une entreprise.

• 13

  Company Policies

  Ce noeud interagit avec Google Docs pour gérer les politiques d'une entreprise.

• 14

  Company Contact Database

  Ce noeud interagit avec Google Sheets pour gérer la base de données de contacts d'une entreprise.

• 15

  Sticky Note4

  Ce noeud crée une note autocollante avec des paramètres de couleur, de taille et de contenu.

• 16

  Sticky Note6

  Ce noeud crée une note autocollante avec des paramètres de couleur, de taille et de contenu.

• 17

  Sticky Note

  Ce noeud crée une note autocollante avec des paramètres de couleur, de taille et de contenu.

• 18

  Sticky Note2

  Ce noeud crée une note autocollante avec des paramètres de couleur, de taille et de contenu.

• 19

  Sticky Note7

  Ce noeud crée une note autocollante avec des paramètres de couleur, de taille et de contenu.

• 20

  Sticky Note12

  Ce noeud crée une note autocollante avec des paramètres de couleur, de taille et de contenu.

• 21

  Sticky Note13

  Ce noeud crée une note autocollante avec des paramètres de couleur, de taille et de contenu.

• 22

  Sticky Note14

  Ce noeud crée une note autocollante avec des paramètres de couleur, de taille et de contenu.

• 23

  Sticky Note11

  Ce noeud crée une note autocollante avec des paramètres de couleur, de taille et de contenu.

• 24

  Sticky Note16

  Ce noeud crée une note autocollante avec des paramètres de couleur, de taille et de contenu.

• 25

  Get Lead Data from ERPNext

  Ce noeud effectue une requête HTTP pour récupérer des données de lead depuis ERPNext.

• 26

  Sticky Note10

  Ce noeud crée une note autocollante avec des paramètres de couleur, de taille et de contenu.

• 27

  Webhook

  Ce noeud configure un webhook pour recevoir des requêtes HTTP sur un chemin spécifique.