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Workflow n8n

Automatisation Slack avec n8n : gestion des entrées de temps

  • Ce workflow n8n a pour objectif d'automatiser la gestion des entrées de temps via Slack, facilitant ainsi le suivi des tâches pour les équipes. Dans un contexte où la productivité est essentielle, ce type d'automatisation est particulièrement utile pour les entreprises qui utilisent Clockify pour le suivi du temps. Grâce à ce workflow, les utilisateurs peuvent créer, mettre à jour ou supprimer des entrées de temps directement depuis Slack, ce qui simplifie le processus et réduit les erreurs manuelles.
  • Le workflow commence par un déclencheur Slack qui active le processus lorsque des messages spécifiques sont reçus. Ensuite, il utilise le modèle de chat OpenAI pour interpréter les demandes des utilisateurs. Par la suite, les outils HTTP Request sont employés pour interagir avec l'API de Clockify, permettant de récupérer les projets, les clients et les entrées de temps existantes. Les utilisateurs peuvent également effectuer des calculs via le nœud Calculator pour obtenir des estimations de temps. Enfin, les réponses sont renvoyées sur Slack, offrant une interaction fluide et efficace.
  • Les bénéfices de cette automatisation n8n sont multiples : elle permet de gagner du temps, d'améliorer la précision des données de suivi et d'augmenter la satisfaction des utilisateurs en leur offrant une interface familière pour gérer leurs tâches. En intégrant Slack et Clockify, ce workflow représente une solution efficace pour toute équipe cherchant à optimiser son suivi du temps.
Tags clés :automatisationSlackClockifyn8ngestion de temps
🎯Pour qui ?🧩Problème résolu📋Étapes du flux🛠Guide de personnalisation
Catégorie: Slack Trigger · Tags: automatisation, Slack, Clockify, n8n, gestion de temps❤ 0

Workflow n8n Slack, Clockify, gestion de temps : vue d'ensemble

Schéma des nœuds et connexions de ce workflow n8n, généré à partir du JSON n8n.

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Workflow n8n Slack, Clockify, gestion de temps : détail des nœuds

  • OpenAI Chat Model

    Ce noeud utilise le modèle de chat OpenAI pour générer des réponses basées sur les options fournies.

  • Calculator

    Ce noeud effectue des calculs en utilisant les outils de calcul disponibles.

  • Create New Time Entry

    Ce noeud crée une nouvelle entrée de temps en envoyant une requête HTTP avec les données spécifiées.

  • GetClientsTool

    Ce noeud récupère des informations sur les clients via une requête HTTP.

  • Get All Time Entries

    Ce noeud récupère toutes les entrées de temps en effectuant une requête HTTP.

  • Current loggedin user

    Ce noeud obtient les informations de l'utilisateur actuellement connecté en envoyant une requête HTTP.

  • GetProjectsTool

    Ce noeud récupère des informations sur les projets via une requête HTTP.

  • Update Time Entry

    Ce noeud met à jour une entrée de temps en envoyant une requête HTTP avec les données modifiées.

  • Delete Time Entry

    Ce noeud supprime une entrée de temps en effectuant une requête HTTP.

  • DateConverter

    Ce noeud convertit des dates en utilisant un code JavaScript personnalisé.

  • ClockifyBlockia

    Ce noeud utilise un agent pour traiter des textes avec des options et un type de prompt spécifiés.

  • Slack Trigger

    Ce noeud déclenche le workflow en réponse à des événements dans Slack.

  • Execution Data

    Ce noeud fournit des données d'exécution pour le workflow en cours.

  • Window Buffer Memory

    Ce noeud gère la mémoire tampon de la fenêtre pour stocker des informations de session.

  • Add reaction

    Ce noeud ajoute une réaction à un message dans Slack en utilisant les paramètres spécifiés.

  • Send reply

    Ce noeud envoie une réponse à un message dans Slack avec le texte et les options spécifiées.

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        -120,
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        "jsonBody": "{\n  \"billable\": true,\n  \"description\": \"{logDescription}\",\n  \"end\": \"{endTime}\",\n  \"projectId\": \"{projectId}\",\n  \"start\": \"{startTime}\",\n  \"type\": \"REGULAR\"\n}",
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        "specifyBody": "json",
        "authentication": "predefinedCredentialType",
        "toolDescription": "Call this workflow whenever you need to work with Clockify for create a new time entry.",
        "nodeCredentialType": "clockifyApi",
        "placeholderDefinitions": {
          "values": [
            {
              "name": "logDescription",
              "type": "string",
              "description": "Description of the time log entry"
            },
            {
              "name": "endTime",
              "type": "string",
              "description": "Represents an end date of the time log in yyyy-MM-ddThh:mm:ssZ format."
            },
            {
              "name": "projectId",
              "type": "string",
              "description": "Represents project unique identifier across the system."
            },
            {
              "name": "startTime",
              "type": "string",
              "description": "Represents a start date of the time log in yyyy-MM-ddThh:mm:ssZ format."
            }
          ]
        }
      },
      "credentials": {
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          "id": "sArgwd7fRqmYH3Pc",
          "name": "Clockify account"
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        -380,
        260
      ],
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        "fields": "id,name,workspaceId",
        "sendQuery": true,
        "authentication": "predefinedCredentialType",
        "fieldsToInclude": "selected",
        "parametersQuery": {
          "values": [
            {
              "name": "name",
              "valueProvider": "modelOptional"
            }
          ]
        },
        "toolDescription": "Call this tool whenever you need to get or filter clients on Clockify, especially if you need to find client id by name.",
        "optimizeResponse": true,
        "nodeCredentialType": "clockifyApi",
        "placeholderDefinitions": {
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            {
              "name": "name",
              "type": "string",
              "description": "Filters client results that matches with the string provided in their client name."
            }
          ]
        }
      },
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          "id": "sArgwd7fRqmYH3Pc",
          "name": "Clockify account"
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      "name": "Get All Time Entries",
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        -260,
        260
      ],
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        "fields": "id,description,userId,projectId,workspaceId,timeInterval",
        "sendQuery": true,
        "authentication": "predefinedCredentialType",
        "fieldsToInclude": "selected",
        "parametersQuery": {
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            {
              "name": "start",
              "value": "{startTime}",
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            },
            {
              "name": "end",
              "value": "{endTime}",
              "valueProvider": "fieldValue"
            }
          ]
        },
        "toolDescription": "Call this tool whenever you need to get time entries on Clockify for a given user identified by its user Id (not name).\nBy default fetch entries from the last month if no dates are provided.",
        "optimizeResponse": true,
        "nodeCredentialType": "clockifyApi",
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              "name": "startTime",
              "type": "string",
              "description": "Represents start date in yyyy-MM-ddThh:mm:ssZ format. Optional"
            },
            {
              "name": "endTime",
              "type": "string",
              "description": "Represents end date in yyyy-MM-ddThh:mm:ssZ format. Optional"
            },
            {
              "name": "userId",
              "type": "string",
              "description": "Id of the user that is logged in, for which we are retrieving time logs"
            }
          ]
        }
      },
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      "name": "Current loggedin user",
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        100,
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      ],
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        "url": "https://api.clockify.me/api/v1/user",
        "fields": "id,email,name",
        "authentication": "predefinedCredentialType",
        "fieldsToInclude": "selected",
        "toolDescription": "Gel the current logged in user that you are operating from. Use it to get user profikle information, especially its id, email, name etc.",
        "optimizeResponse": true,
        "nodeCredentialType": "clockifyApi"
      },
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      "name": "GetProjectsTool",
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        -520,
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        "fields": "id,name,currency,clientId,workspaceId",
        "sendQuery": true,
        "authentication": "predefinedCredentialType",
        "fieldsToInclude": "selected",
        "parametersQuery": {
          "values": [
            {
              "name": "name",
              "value": "{projectName}",
              "valueProvider": "fieldValue"
            },
            {
              "name": "clients",
              "value": "{clientId}",
              "valueProvider": "fieldValue"
            }
          ]
        },
        "toolDescription": "Call this tool whenever you need to get projects on Clockify. \nThis is a tool to use if you want to find all projects and project ids for the logged in user.\n\nOptionally you can filter projects by clients or by project names.",
        "optimizeResponse": true,
        "nodeCredentialType": "clockifyApi",
        "placeholderDefinitions": {
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            {
              "name": "projectName",
              "type": "string",
              "description": "Project name; not project ID; not client ID; can be empty"
            },
            {
              "name": "clientId",
              "type": "string",
              "description": "Client unique identifier, this is not a name of the client; so if you fail you need to try again with client id; can be empty"
            }
          ]
        }
      },
      "credentials": {
        "clockifyApi": {
          "id": "sArgwd7fRqmYH3Pc",
          "name": "Clockify account"
        }
      },
      "typeVersion": 1.1
    },
    {
      "id": "89e935ef-34c8-4b9b-9182-ccf4c339e7d1",
      "name": "Update Time Entry",
      "type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.toolHttpRequest",
      "position": [
        240,
        260
      ],
      "parameters": {
        "url": "=https://api.clockify.me/api/v1/workspaces/6735b75fe9244e75e2123fba/time-entries/{id}",
        "method": "PUT",
        "jsonBody": "{\n  \"billable\": true,\n  \"description\": \"{logDescription}\",\n  \"end\": \"{endTime}\",\n  \"projectId\": \"{projectId}\",\n  \"start\": \"{startTime}\",\n  \"type\": \"REGULAR\"\n}",
        "sendBody": true,
        "specifyBody": "json",
        "authentication": "predefinedCredentialType",
        "toolDescription": "Call this workflow whenever you need to work with Clockify for update an existing time entry.",
        "nodeCredentialType": "clockifyApi",
        "placeholderDefinitions": {
          "values": [
            {
              "name": "logDescription",
              "type": "string",
              "description": "Description of the time log entry"
            },
            {
              "name": "endTime",
              "type": "string",
              "description": "Represents an end date of the time log in yyyy-MM-ddThh:mm:ssZ format."
            },
            {
              "name": "projectId",
              "type": "string",
              "description": "Represents project unique identifier across the system."
            },
            {
              "name": "startTime",
              "type": "string",
              "description": "Represents a start date of the time log in yyyy-MM-ddThh:mm:ssZ format."
            },
            {
              "name": "id",
              "type": "string",
              "description": "Id of the time entry"
            }
          ]
        }
      },
      "credentials": {
        "clockifyApi": {
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      "name": "Delete Time Entry",
      "type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.toolHttpRequest",
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        380,
        260
      ],
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        "method": "DELETE",
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        "toolDescription": "Call this workflow whenever you need to work with Clockify for deleating an existing time entry.",
        "nodeCredentialType": "clockifyApi",
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          "values": [
            {
              "name": "id",
              "type": "string",
              "description": "Id of the time entry"
            }
          ]
        }
      },
      "credentials": {
        "clockifyApi": {
          "id": "sArgwd7fRqmYH3Pc",
          "name": "Clockify account"
        }
      },
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    {
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      "name": "DateConverter",
      "type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.toolCode",
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      ],
      "parameters": {
        "name": "DateToMilisecondsConvertorTool",
        "jsCode": "// Example: convert the incoming query to uppercase and return it\nreturn (new Date(query)).getTime() ",
        "description": "Call this tool to convert dates from format to miliseconds.\nExample 2024-12-02T21:04:23.623Z date is converted into time miliseconds.\n\nthis ideally is combinated with calculator to calculate duration periods."
      },
      "typeVersion": 1.1
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    {
      "id": "ec208aa4-8f58-4837-8bf7-42e11cd10ab9",
      "name": "ClockifyBlockia",
      "type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.agent",
      "position": [
        -600,
        20
      ],
      "parameters": {
        "text": "={{ $json.text }}",
        "options": {
          "systemMessage": "=You are an smart assistant assisting engineers in the time logging management on Clockify for an agency called Blockia Labs using conversational chat system. Be precise and concise, you are engineers best friend copilot.\nYour goals is to guide and help engineers in the logging process; by proactively guiding them one step again in the process and giving them options and proactive guidance, not passively waiting only on instructions.\n\nNote that todays day is {{ $now.toUTC() }}\n\nFor date duration calculation use the date convertor tool along with the calculator.\nUse step by step guidance and reasoning for this process.\n\nFor creates, updates and delete operations always double confirm with the user. Especially when deleting, make the confirmation one by one since deleting is critical ops.\n\nMake sure the descriptions are checked, ethic and gramatically correct. \nMake sure there is no overlap in time entries or logging when one user is working on more projects at the same time. \nReturn a simple mardown resposne (no bold or ****)",
          "passthroughBinaryImages": true
        },
        "promptType": "define",
        "hasOutputParser": true
      },
      "typeVersion": 1.7
    },
    {
      "id": "75718cd6-00e1-4d7f-91a8-150c5cf5522f",
      "name": "Slack Trigger",
      "type": "n8n-nodes-base.slackTrigger",
      "position": [
        -1140,
        -240
      ],
      "webhookId": "cc2d1f3f-c366-48a5-9285-b424f00504cf",
      "parameters": {
        "options": {
          "resolveIds": true
        },
        "trigger": [
          "app_mention"
        ],
        "watchWorkspace": true
      },
      "credentials": {
        "slackApi": {
          "id": "FAG5NeHyfVWEAZBF",
          "name": "Slack account 2"
        }
      },
      "typeVersion": 1
    },
    {
      "id": "638463bd-4e71-4260-91b4-b5068db7abe6",
      "name": "Execution Data",
      "type": "n8n-nodes-base.executionData",
      "position": [
        -820,
        -240
      ],
      "parameters": {},
      "typeVersion": 1
    },
    {
      "id": "4c0d8360-a353-4ae5-901a-f66065b00258",
      "name": "Window Buffer Memory",
      "type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.memoryBufferWindow",
      "position": [
        -660,
        260
      ],
      "parameters": {
        "sessionKey": "={{ $json.user }}",
        "sessionIdType": "customKey",
        "contextWindowLength": 10
      },
      "typeVersion": 1.3
    },
    {
      "id": "81bc56b4-2864-4b3e-801c-2c96244d524c",
      "name": "Add reaction",
      "type": "n8n-nodes-base.slack",
      "position": [
        -500,
        -400
      ],
      "webhookId": "81d9777e-2ea1-4938-966a-e2fe491d0bba",
      "parameters": {
        "name": "+1",
        "resource": "reaction",
        "channelId": {
          "__rl": true,
          "mode": "id",
          "value": "={{ $('Execution Data').item.json.channel }}"
        },
        "timestamp": "={{ $json.ts }}"
      },
      "credentials": {
        "slackApi": {
          "id": "FAG5NeHyfVWEAZBF",
          "name": "Slack account 2"
        }
      },
      "typeVersion": 2.2
    },
    {
      "id": "b330f17f-b0c1-4025-813f-d20ca1b1d896",
      "name": "Send reply",
      "type": "n8n-nodes-base.slack",
      "position": [
        -240,
        -240
      ],
      "webhookId": "81d9777e-2ea1-4938-966a-e2fe491d0bba",
      "parameters": {
        "text": "={{ $json.output }}",
        "select": "channel",
        "channelId": {
          "__rl": true,
          "mode": "id",
          "value": "={{ $('Execution Data').item.json.channel }}"
        },
        "otherOptions": {
          "mrkdwn": true,
          "thread_ts": {
            "replyValues": {
              "thread_ts": "={{ $('Execution Data').item.json.ts }}"
            }
          },
          "link_names": false,
          "unfurl_links": false,
          "includeLinkToWorkflow": false
        }
      },
      "credentials": {
        "slackApi": {
          "id": "FAG5NeHyfVWEAZBF",
          "name": "Slack account 2"
        }
      },
      "typeVersion": 2.2
    }
  ],
  "active": true,
  "pinData": {},
  "settings": {
    "executionOrder": "v1"
  },
  "versionId": "91f32f58-1060-4473-9313-7a5b31dbcf26",
  "connections": {
    "Calculator": {
      "ai_tool": [
        [
          {
            "node": "ClockifyBlockia",
            "type": "ai_tool",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "DateConverter": {
      "ai_tool": [
        [
          {
            "node": "ClockifyBlockia",
            "type": "ai_tool",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Slack Trigger": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Execution Data",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Execution Data": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "ClockifyBlockia",
            "type": "main",
            "index": 0
          },
          {
            "node": "Add reaction",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "GetClientsTool": {
      "ai_tool": [
        [
          {
            "node": "ClockifyBlockia",
            "type": "ai_tool",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "ClockifyBlockia": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Send reply",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "GetProjectsTool": {
      "ai_tool": [
        [
          {
            "node": "ClockifyBlockia",
            "type": "ai_tool",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Delete Time Entry": {
      "ai_tool": [
        [
          {
            "node": "ClockifyBlockia",
            "type": "ai_tool",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "OpenAI Chat Model": {
      "ai_languageModel": [
        [
          {
            "node": "ClockifyBlockia",
            "type": "ai_languageModel",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Update Time Entry": {
      "ai_tool": [
        [
          {
            "node": "ClockifyBlockia",
            "type": "ai_tool",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Get All Time Entries": {
      "ai_tool": [
        [
          {
            "node": "ClockifyBlockia",
            "type": "ai_tool",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Window Buffer Memory": {
      "ai_memory": [
        [
          {
            "node": "ClockifyBlockia",
            "type": "ai_memory",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Create New Time Entry": {
      "ai_tool": [
        [
          {
            "node": "ClockifyBlockia",
            "type": "ai_tool",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Current loggedin user": {
      "ai_tool": [
        [
          {
            "node": "ClockifyBlockia",
            "type": "ai_tool",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    }
  }
}

Workflow n8n Slack, Clockify, gestion de temps : pour qui est ce workflow ?

Ce workflow s'adresse aux équipes de projet et aux entreprises qui utilisent Slack et Clockify pour la gestion du temps. Il est idéal pour les PME et les startups qui cherchent à automatiser leurs processus tout en ayant un niveau technique intermédiaire.

Workflow n8n Slack, Clockify, gestion de temps : problème résolu

Ce workflow résout le problème de la gestion manuelle des entrées de temps, qui peut être source d'erreurs et de pertes de temps. En automatisant ce processus, les utilisateurs peuvent facilement créer, mettre à jour ou supprimer des entrées de temps sans quitter Slack, ce qui améliore l'efficacité et réduit le risque d'erreurs. Les utilisateurs bénéficient ainsi d'une gestion du temps plus fluide et précise.

Workflow n8n Slack, Clockify, gestion de temps : étapes du workflow

Étape 1 : Le workflow est déclenché par un message reçu sur Slack.

  • Étape 1 : Le modèle de chat OpenAI analyse le message pour en extraire l'intention de l'utilisateur.
  • Étape 2 : Selon l'intention, le workflow interroge l'API de Clockify pour récupérer les projets ou les clients via des nœuds HTTP Request.
  • Étape 3 : Les utilisateurs peuvent effectuer des calculs avec le nœud Calculator si nécessaire.
  • Étape 4 : Les entrées de temps peuvent être créées, mises à jour ou supprimées, et les résultats sont renvoyés sur Slack pour confirmation.

Workflow n8n Slack, Clockify, gestion de temps : guide de personnalisation

Pour personnaliser ce workflow, vous pouvez modifier les paramètres du nœud Slack Trigger pour spécifier les mots-clés qui déclenchent l'automatisation. Vous pouvez également ajuster les URL des nœuds HTTP Request pour correspondre à votre instance de Clockify. Si vous souhaitez intégrer d'autres outils, il est possible d'ajouter des nœuds supplémentaires pour interagir avec d'autres API. Assurez-vous de sécuriser vos clés API et de surveiller les performances du workflow pour garantir son bon fonctionnement.