Automatisation Outlook avec n8n : traitement des commandes Excel

Ce workflow n8n a pour objectif d'automatiser le traitement des commandes d'achat reçues par email via Microsoft Outlook. Dans un contexte où les entreprises reçoivent régulièrement des commandes sous forme de fichiers Excel, ce workflow permet de vérifier la validité de ces commandes, d'extraire les détails nécessaires et de répondre automatiquement aux expéditeurs en fonction du format de leur commande. En intégrant des outils comme OpenAI pour le traitement du langage naturel, ce workflow peut également transformer des données Excel en tableaux Markdown, facilitant ainsi leur lecture et leur utilisation ultérieure. Le processus commence par un déclencheur Outlook qui surveille les nouveaux emails. Une fois un email reçu, le workflow utilise un nœud d'extraction pour analyser le contenu et déterminer s'il s'agit d'un document Excel. Si le format est valide, les détails de la commande sont extraits et vérifiés. En cas de problème, le workflow envoie une réponse automatique indiquant que le format est incorrect. Si tout est en ordre, les informations sont traitées, et une réponse de confirmation est envoyée à l'expéditeur. Ce flux d'automatisation n8n permet ainsi de réduire le temps de traitement des commandes et d'améliorer l'efficacité opérationnelle des équipes commerciales. En intégrant ce type d'automatisation, les entreprises peuvent non seulement gagner du temps, mais aussi minimiser les erreurs humaines dans le traitement des commandes. Cela se traduit par une meilleure satisfaction client et une gestion des ressources plus efficace, ce qui est essentiel dans un environnement commercial compétitif.

À qui s'adresse ce workflow ?

Ce que ce workflow résout

Comment ça fonctionne

Visualisation du workflow n8n

Schéma des nœuds et connexions de ce workflow n8n, généré à partir du JSON n8n.

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{
  "meta": {
    "instanceId": "408f9fb9940c3cb18ffdef0e0150fe342d6e655c3a9fac21f0f644e8bedabcd9",
    "templateCredsSetupCompleted": true
  },
  "nodes": [
    {
      "id": "b87cc222-82ec-4b46-9573-68f41d096969",
      "name": "Sticky Note",
      "type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
      "position": [
        640,
        620
      ],
      "parameters": {
        "color": 7,
        "width": 740,
        "height": 680,
        "content": "## 2. Manually Convert XLSX to Markdown\n[Learn more about the Extract From File node](https://docs.n8n.io/integrations/builtin/core-nodes/n8n-nodes-base.extractfromfile/)\n\nToday's LLMs cannot parse Excel files directly so the best we can do is to convert the spreadsheet into a format that they can, namely markdown. This conversion is also a good solution for excels which aren't really datasheets - the cells are used like layout elements - which is still common for invoices and purchase orders.\n\nTo perform the conversion, we can use the 'Extract from File' node to get the each row from the xlsx and then iterate and concatenate to form our markdown table using the code node."
      },
      "typeVersion": 1
    },

Personnaliser ce workflow

Détail des nœuds n8n

• 01

  Sticky Note

  Ce noeud crée une note autocollante avec des paramètres de couleur, largeur, hauteur et contenu spécifiés.

• 02

  Sticky Note1

  Ce noeud crée une autre note autocollante avec des paramètres de couleur, largeur, hauteur et contenu.

• 03

  Sticky Note5

  Ce noeud génère une note autocollante en utilisant la largeur, la hauteur et le contenu fournis.

• 04

  Extract Purchase Order Details

  Ce noeud extrait les détails d'une commande d'achat à partir d'un texte donné en utilisant des options et un schéma d'entrée.

• 05

  Is Excel Document?

  Ce noeud vérifie si le document est un fichier Excel en fonction des conditions spécifiées.

• 06

  Sticky Note7

  Ce noeud crée une note autocollante avec des paramètres de couleur, largeur, hauteur et contenu.

• 07

  Run Checks

  Ce noeud exécute des vérifications en assignant des valeurs à des options spécifiées.

• 08

  Is Valid Purchase Order?

  Ce noeud évalue si la commande d'achat est valide en fonction des conditions données.

• 09

  Extract from File

  Ce noeud extrait des données d'un fichier en fonction des options et de l'opération choisie.

• 10

  XLSX to Markdown Table

  Ce noeud convertit un fichier XLSX en une table Markdown à l'aide d'un code JavaScript.

• 11

  OpenAI Chat Model

  Ce noeud interagit avec le modèle de chat OpenAI en utilisant les options spécifiées.

• 12

  Sticky Note2

  Ce noeud crée une note autocollante avec des paramètres de couleur, largeur, hauteur et contenu.

• 13

  Reply Invalid Format

  Ce noeud envoie une réponse par e-mail pour un format invalide avec les paramètres spécifiés.

• 14

  Outlook Trigger

  Ce noeud déclenche un événement basé sur les e-mails reçus dans Outlook selon les filtres et options définis.

• 15

  Reply Rejection

  Ce noeud envoie une réponse par e-mail pour une demande de rejet avec les paramètres spécifiés.

• 16

  Reply Accepted

  Ce noeud envoie une réponse par e-mail pour une demande acceptée avec les paramètres spécifiés.

• 17

  Do Something with Purchase Order

  Ce noeud effectue une action sans opération spécifique sur la commande d'achat.

• 18

  Fix Excel Dates

  Ce noeud corrige les dates dans un fichier Excel en utilisant les options et le mode spécifiés.

• 19

  Sticky Note3

  Ce noeud crée une note autocollante avec des paramètres de couleur, largeur, hauteur et contenu.

• 20

  Is Submitting a Purchase Order?

  Ce noeud détermine si le texte soumis correspond à une commande d'achat en utilisant un classificateur de texte.

• 21

  Do Nothing

  Ce noeud effectue une action sans opération spécifique.

• 22

  OpenAI Chat Model1

  Ce noeud interagit avec un autre modèle de chat OpenAI en utilisant les options spécifiées.