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Workflow n8n

Automatisation Google Sheets avec n8n : support client et ventes

  • Ce workflow n8n est conçu pour automatiser le support client et les opérations de vente en intégrant des fonctionnalités avancées de traitement de messages via un chatbot. En utilisant des outils comme Google Sheets et OpenAI, ce workflow permet aux entreprises de gérer efficacement les demandes des clients tout en maintenant un suivi précis des stocks et des commandes. Dans un contexte où la réactivité et l'efficacité sont essentielles, ce type d'automatisation n8n est idéal pour les équipes de vente et de support, leur permettant de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
  • Le workflow commence par un déclencheur qui s'active lorsqu'un message de chat est reçu, grâce au noeud 'When chat message received'. Ensuite, le modèle de chat OpenAI génère une réponse appropriée, utilisant le noeud 'OpenAI Chat Model'. Les informations pertinentes sont stockées temporairement dans un buffer de mémoire simple, géré par le noeud 'Simple Memory'. En fonction des interactions, le workflow peut ensuite passer à la gestion des commandes et des stocks via Google Sheets, en utilisant les noeuds 'Place order', 'Update Stock', et 'GetStock'. Ces noeuds permettent de mettre à jour les informations de stock et de traiter les commandes de manière fluide.
  • Les bénéfices business de ce workflow incluent une réduction significative des délais de réponse aux clients, une meilleure gestion des stocks et une automatisation des tâches répétitives, ce qui améliore l'efficacité opérationnelle. En intégrant ces outils, les entreprises peuvent offrir un service client de qualité tout en optimisant leurs processus internes.
Tags clés :automatisationGoogle Sheetssupport clientventesn8n
🎯Pour qui ?🧩Problème résolu📋Étapes du flux🛠Guide de personnalisation
Catégorie: Webhook · Tags: automatisation, Google Sheets, support client, ventes, n8n❤ 0

Workflow n8n Google Sheets, support client, ventes : vue d'ensemble

Schéma des nœuds et connexions de ce workflow n8n, généré à partir du JSON n8n.

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Workflow n8n Google Sheets, support client, ventes : détail des nœuds

  • When chat message received

    Ce noeud déclenche le workflow lorsqu'un message de chat est reçu.

  • OpenAI Chat Model

    Ce noeud utilise le modèle de chat OpenAI pour générer des réponses basées sur les messages reçus.

  • Simple Memory

    Ce noeud gère la mémoire simple pour stocker et récupérer des informations dans le contexte de la conversation.

  • Place order

    Ce noeud place une commande dans une feuille Google Sheets en ajoutant des données dans les colonnes spécifiées.

  • Update Stock

    Ce noeud met à jour le stock dans une feuille Google Sheets en modifiant les données existantes.

  • Support Agent

    Ce noeud représente un agent de support qui interagit avec les utilisateurs pour fournir des réponses ou des informations.

  • GetStock

    Ce noeud récupère les données de stock d'une feuille Google Sheets en appliquant des filtres spécifiés.

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              "displayName": "Initial Inventory,",
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      "parameters": {
        "options": {
          "systemMessage": "=SYSTEM\nYou are the customer-support agent for “My Apple Case”.\n\nTOOLS\n• GetStock      { \"phone_model\": string }\n  • Returns: [{ \"case_id\": int, \"case_name\": string,\n                \"quantity_available\": int, \"sold\": int,\n                \"image_url\": string, ... }]\n• PlaceOrder    { \"case_id\": int,\n                  \"case_name\": string,\n                  \"phone_model\": string,\n                  \"customer_name\": string,\n                  \"phone_number\": string,\n                  \"address\": string,\n                  \"quantity\": int }\n• UpdateStock   { \"case_id\": int,\n                  \"quantity_sold\": int,\n                  \"quantity_available\": int,\n                  \"sold\": int }\n•  The \"case_id\" you send to PlaceOrder or UpdateStock must be the one that\n   appears **in the same row as the chosen case_name** from the latest\n   GetStock response. Do not invent or modify it.\nRULES\n1. Begin every user-visible reply with:  **Welcome to My Apple Case.**\n2. Speak English or Roman-Nepali, matching the customer.\n3. ONE tool call per turn. \n4. If GetStock returns an **image_url**, embed it after the text line using\n   Markdown:  \n   `![<case_name>](<image_url>)`\n5. Legal case_ids set\n   • The only valid case_id values are the ones you just received from\n     GetStock in this conversation turn.\n6. Guard clause\n   • If you do not have a valid case_id for the customer’s chosen case,\n     ask follow-up questions or run GetStock again.  DO NOT guess.\n7.Picking the correct case_id\n   a. After GetStock returns, keep its rows in memory.\n   b. When the customer names a case_name you just showed, locate the row\n      whose case_name matches **exactly** (case-insensitive) and copy that\n      row’s case_id.\n   c. If more than one row shares the same case_name, ask which “Option #”\n      or show a numbered list so they can pick.  Never guess.\n\nWORKFLOW\na. If you don’t yet know stock data, call **GetStock** with the phone model.  \nb. From GetStock output read:\n      qa = quantity_available\n      sold = sold\n      img  = image_url  \n  • Show the case_id, case_name, qa and (if img exists) the image. \nc. If qa < requested quantity → apologize, no PlaceOrder. \nd. Determine the correct case_id:\n     • EXACT match: one row → use that row’s case_id.\n     • Multiple matches: show a numbered list and ask the customer to\n       choose (e.g. “Type 1 or 2”).  Run no tools until they choose.\n   Then call PlaceOrder using that exact case_id.\ne. Else collect missing customer fields → call **PlaceOrder**.  \nf. After PlaceOrder succeeds, compute:\n      qa_new   = qa   - quantity\n      sold_new = sold + quantity\n   then call **UpdateStock** with:\n      { \"case_id\": ..., \"quantity_sold\": quantity,\n        \"quantity_available\": qa_new, \"sold\": sold_new }\ng. After UpdateStock returns, thank the customer and show qa_new.\n\nEXAMPLES\n### Check stock with image\nUser: iPhone 12 ko cover cha?  \nAssistant → tool:  \n{ \"tool\": \"GetStock\", \"args\": { \"phone_model\": \"iPhone 12\" } }\n\n(GetStock output example)  \n[\n  {\n    \"case_id\": 312,\n    \"case_name\": \"Clear MagSafe Case\",\n    \"quantity_available\": 25,\n    \"sold\": 75,\n    \"image_url\": \"https://example.com/clear-case.png\"\n  }\n]\n\n### Two rows same name\n(GetStock output)\n1. case_id 101  \"Leather Flip\"  qty 3\n2. case_id 202  \"Leather Flip\"  qty 10\n\nUser: I want the Leather Flip case.\nAssistant: Welcome to My Apple Case. I have two “Leather Flip” options:\n(1) case_id 101 – 3 in stock\n(2) case_id 202 – 10 in stock\nWhich one would you like? Please reply 1 or 2.\n\nMy Apple Case ma swagatam. **Clear MagSafe Case** – 25 stock cha.  \n![Clear MagSafe Case](https://example.com/clear-case.png)\n",
          "returnIntermediateSteps": true
        }
      },
      "retryOnFail": true,
      "typeVersion": 1.8
    },
    {
      "id": "03153a59-4971-49db-86c2-5fd245b36d28",
      "name": "GetStock",
      "type": "n8n-nodes-base.googleSheetsTool",
      "position": [
        400,
        240
      ],
      "parameters": {
        "options": {},
        "filtersUI": {
          "values": [
            {
              "lookupValue": "={{ /*n8n-auto-generated-fromAI-override*/ $fromAI('Value', ``, 'string') }}",
              "lookupColumn": "Phone Model"
            }
          ]
        },
        "sheetName": {
          "__rl": true,
          "mode": "list",
          "value": 2019723207,
          "cachedResultUrl": "https://docs.google.com/spreadsheets/d/1btXGPudVDrG64coe5mIlw0Nd8r6YzOnNQ3wp7OVUffc/edit#gid=2019723207",
          "cachedResultName": "Inventory"
        },
        "documentId": {
          "__rl": true,
          "mode": "list",
          "value": "1btXGPudVDrG64coe5mIlw0Nd8r6YzOnNQ3wp7OVUffc",
          "cachedResultUrl": "https://docs.google.com/spreadsheets/d/1btXGPudVDrG64coe5mIlw0Nd8r6YzOnNQ3wp7OVUffc/edit?usp=drivesdk",
          "cachedResultName": "Apple Case Stock"
        },
        "combineFilters": "OR"
      },
      "credentials": {
        "googleSheetsOAuth2Api": {
          "id": "r16nFPNT77oA4BPq",
          "name": "Google Sheets account"
        }
      },
      "typeVersion": 4.5
    }
  ],
  "active": false,
  "pinData": {},
  "settings": {
    "executionOrder": "v1"
  },
  "versionId": "6f49665c-583f-456e-9ea9-bb95b172cac1",
  "connections": {
    "GetStock": {
      "ai_tool": [
        [
          {
            "node": "Support Agent",
            "type": "ai_tool",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Place order": {
      "ai_tool": [
        [
          {
            "node": "Support Agent",
            "type": "ai_tool",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Update Stock": {
      "ai_tool": [
        [
          {
            "node": "Support Agent",
            "type": "ai_tool",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Simple Memory": {
      "ai_memory": [
        [
          {
            "node": "Support Agent",
            "type": "ai_memory",
            "index": 0
          },
          {
            "node": "When chat message received",
            "type": "ai_memory",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Support Agent": {
      "main": [
        []
      ]
    },
    "OpenAI Chat Model": {
      "ai_languageModel": [
        [
          {
            "node": "Support Agent",
            "type": "ai_languageModel",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "When chat message received": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Support Agent",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    }
  }
}

Workflow n8n Google Sheets, support client, ventes : pour qui est ce workflow ?

Ce workflow s'adresse principalement aux PME et startups qui cherchent à automatiser leur support client et leurs opérations de vente. Il est particulièrement adapté aux équipes ayant une connaissance technique intermédiaire et souhaitant améliorer leur efficacité opérationnelle.

Workflow n8n Google Sheets, support client, ventes : problème résolu

Ce workflow résout le problème de la lenteur dans le traitement des demandes clients et la gestion des stocks. En automatisant ces processus, il élimine les frustrations liées aux erreurs humaines et aux délais de réponse, permettant aux équipes de se concentrer sur des tâches stratégiques. Les utilisateurs bénéficient ainsi d'une expérience client améliorée et d'une gestion des ressources plus efficace.

Workflow n8n Google Sheets, support client, ventes : étapes du workflow

Étape 1 : Le workflow est déclenché lorsqu'un message de chat est reçu via le noeud 'When chat message received'.

  • Étape 1 : Le modèle de chat OpenAI génère une réponse appropriée grâce au noeud 'OpenAI Chat Model'.
  • Étape 2 : Les informations sont stockées temporairement dans un buffer de mémoire simple avec le noeud 'Simple Memory'.
  • Étape 3 : En fonction des interactions, le workflow peut ensuite traiter les commandes via le noeud 'Place order' et mettre à jour les stocks avec le noeud 'Update Stock'.
  • Étape 4 : Les informations de stock sont récupérées grâce au noeud 'GetStock', assurant ainsi une gestion précise des ressources.

Workflow n8n Google Sheets, support client, ventes : guide de personnalisation

Pour personnaliser ce workflow, vous pouvez modifier les paramètres du noeud 'When chat message received' pour adapter le type de messages traités. Il est également possible de changer le modèle utilisé dans le noeud 'OpenAI Chat Model' pour répondre à des besoins spécifiques. Pour les opérations sur Google Sheets, ajustez les noms de feuilles et les colonnes dans les noeuds 'Place order', 'Update Stock', et 'GetStock' selon votre configuration. Enfin, assurez-vous de sécuriser les accès aux données sensibles en configurant correctement les autorisations d'accès aux feuilles Google.