Automatisation Google Calendar avec n8n : création de tâches et notifications

Ce workflow n8n a pour objectif d'automatiser la création de tâches et l'envoi de notifications par email via Google Calendar. Idéal pour les équipes de projet et les gestionnaires de tâches, ce processus permet de gagner du temps en simplifiant la gestion des événements et des tâches associées. En intégrant des outils comme OpenAI et Gmail, ce workflow facilite la communication et l'organisation au sein des équipes. Étape 1 : le déclencheur est un Webhook qui initie le processus. Ensuite, l'agent AI est utilisé pour traiter les informations reçues. Étape 2 : le modèle de chat OpenAI génère des réponses basées sur les données d'entrée. Étape 3 : les tâches sont créées dans un système de gestion via le noeud 'Create Tasks', qui permet de spécifier le nom et la description des tâches. Étape 4 : les événements sont ajoutés à Google Calendar grâce au noeud 'Create Event', assurant ainsi une synchronisation efficace des agendas. Enfin, le noeud 'Notify Client About Tasks' envoie un email de notification aux utilisateurs concernés, leur permettant de rester informés des nouvelles tâches créées. Les bénéfices business de ce workflow incluent une réduction significative du temps consacré à la gestion des tâches et une meilleure communication au sein des équipes. En automatisant ces processus, les utilisateurs peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, améliorant ainsi leur productivité globale.

À qui s'adresse ce workflow ?

Ce que ce workflow résout

Comment ça fonctionne

Visualisation du workflow n8n

Schéma des nœuds et connexions de ce workflow n8n, généré à partir du JSON n8n.

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{
  "nodes": [
    {
      "id": "38972c5c-09f4-4120-a468-731e720914e1",
      "name": "AI Agent",
      "type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.agent",
      "position": [
        900,
        -240
      ],
      "parameters": {
        "text": "=Title: {{ $json.data.transcript.title }}\n\nParticipants: {{ $json.data.transcript.participants }}\n\nTranscript: {{ JSON.stringify($json.data.transcript.sentences) }}\n\nBullet gist:{{ $json.data.transcript.summary.bullet_gist }}",
        "agent": "openAiFunctionsAgent",
        "options": {
          "systemMessage": "=You get my calls' transcripts from Firefiles.\nThere can be meetings about projects. You can understand if it's about a project if meeting's title contains \"project\". If so - you need to:\n1. Analyze transcript, use tool \"Create Tasks\" to create tasks for me in my AirTable base.\n2. You need to use tool \"Notify Client About Tasks\" to nofity client about his tasks.\n3. If transcript contains info there's a call needed - you'll use \"Create Event\" tool to create call on Google Meet\nCurrent date: {{ $now }}"
        },
        "promptType": "define"
      },
      "typeVersion": 1.7
    },
    {
      "id": "db5c1bfa-b979-4749-84c8-8cd7d777748c",

Personnaliser ce workflow

Détail des nœuds n8n

• 01

  AI Agent

  Ce noeud utilise un agent d'IA pour traiter le texte en fonction des options et du type de prompt spécifiés.

• 02

  OpenAI Chat Model

  Ce noeud interroge un modèle de chat OpenAI pour générer des réponses basées sur les options fournies.

• 03

  Create Tasks

  Ce noeud crée des tâches en utilisant un workflow spécifié avec un schéma d'entrée.

• 04

  Notify Client About Tasks

  Ce noeud envoie un email au client pour l'informer des tâches créées, incluant un message et un sujet.

• 05

  Execute Workflow Trigger

  Ce noeud déclenche l'exécution d'un autre workflow dans n8n.

• 06

  Split Out

  Ce noeud permet de diviser les données en fonction d'un champ spécifié.

• 07

  Create Task

  Ce noeud crée une tâche dans une base Airtable en utilisant les colonnes et options fournies.

• 08

  Create Event

  Ce noeud crée un événement dans Google Calendar avec les détails de début et de fin spécifiés.

• 09

  Webhook

  Ce noeud configure un webhook pour recevoir des requêtes HTTP sur un chemin spécifié.

• 10

  Get Meeting Content

  Ce noeud effectue une requête HTTP pour obtenir le contenu d'une réunion à partir d'une URL donnée.

• 11

  Sticky Note

  Ce noeud crée une note autocollante avec un contenu et une couleur spécifiés.

• 12

  Sticky Note1

  Ce noeud crée une autre note autocollante avec des paramètres de couleur et de contenu.

• 13

  Sticky Note2

  Ce noeud crée une note autocollante avec une largeur, une hauteur et un contenu spécifiés.

• 14

  Sticky Note3

  Ce noeud crée une note autocollante avec une largeur, une hauteur et un contenu définis.

• 15

  Sticky Note4

  Ce noeud crée une note autocollante avec une couleur, une hauteur et un contenu spécifiés.

• 16

  Sticky Note5

  Ce noeud crée une note autocollante avec une couleur, une largeur, une hauteur et un contenu.

• 17

  Sticky Note6

  Ce noeud crée une note autocollante avec une couleur, une largeur, une hauteur et un contenu spécifiés.

• 18

  Sticky Note7

  Ce noeud crée une note autocollante avec une couleur, une largeur, une hauteur et un contenu définis.