Workflow n8n
Automatisation Gmail avec n8n : gestion intelligente des emails
Ce workflow n8n a pour objectif d'automatiser la gestion des emails dans Gmail en utilisant des modèles d'IA pour améliorer l'organisation et la réactivité. Dans un contexte où la surcharge d'emails peut nuire à la productivité, ce workflow se révèle particulièrement utile pour les équipes marketing et les professionnels qui souhaitent optimiser leur temps de réponse et leur gestion des messages. Grâce à l'automatisation n8n, ce processus permet de créer des labels, de lire des messages et d'interagir avec des modèles de langage IA pour classer et traiter les emails de manière efficace.
- Étape 1 : Le workflow débute par un déclencheur Gmail qui surveille les nouveaux messages.
- Étape 2 : Lorsqu'un nouvel email arrive, le système utilise le modèle de chat OpenAI pour analyser le contenu et déterminer les actions à entreprendre.
- Étape 3 : Les messages sont ensuite lus pour extraire des informations pertinentes, suivies de la création de labels personnalisés pour une meilleure organisation.
- Étape 4 : Les messages peuvent être étiquetés automatiquement en fonction des résultats de l'analyse IA, ce qui permet une gestion proactive des emails.
- Étape 5 : Enfin, le workflow intègre une mémoire tampon pour conserver le contexte des interactions, garantissant ainsi une continuité dans la gestion des messages. Les bénéfices business de ce workflow incluent une réduction significative du temps passé à gérer les emails, une meilleure organisation des messages et une réactivité accrue face aux demandes des clients. En intégrant des outils d'automatisation n8n, les entreprises peuvent non seulement améliorer leur efficacité opérationnelle, mais aussi offrir une expérience client plus fluide et réactive.
Tags clés :automatisationGmailIAworkflown8n
Catégorie: Webhook · Tags: automatisation, Gmail, IA, workflow, n8n❤ 0
Workflow n8n Gmail : vue d'ensemble
Schéma des nœuds et connexions de ce workflow n8n, généré à partir du JSON n8n.
Workflow n8n Gmail : détail des nœuds
Inscris-toi pour voir l'intégralité du workflow
Inscription gratuite
S'inscrire gratuitementBesoin d'aide ?{
"nodes": [
{
"id": "2a41e2da-19f7-4c31-ab93-3a534db3179e",
"name": "Gmail Trigger",
"type": "n8n-nodes-base.gmailTrigger",
"position": [
-360,
-260
],
"parameters": {
"filters": {},
"pollTimes": {
"item": [
{
"mode": "everyX",
"unit": "minutes",
"value": 5
}
]
}
},
"credentials": {
"gmailOAuth2": {
"id": "10LJ3tXKoUfexiKU",
"name": "Gmail account"
}
},
"typeVersion": 1.2
},
{
"id": "a25e0e42-8eab-49c5-a553-797da40eb623",
"name": "OpenAI Chat Model1",
"type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.lmChatOpenAi",
"position": [
-220,
-60
],
"parameters": {
"options": {
"maxTokens": 4096
}
},
"credentials": {
"openAiApi": {
"id": "qR44iMsUYcLrhdR0",
"name": "OpenAi account"
}
},
"notesInFlow": false,
"typeVersion": 1
},
{
"id": "cf437748-a0df-42a2-b1ca-f93162d85bfe",
"name": "Gmail - read labels",
"type": "n8n-nodes-base.gmailTool",
"position": [
80,
-40
],
"webhookId": "d8ec9401-a9ff-4fe2-9c1e-5a8036cd96c9",
"parameters": {
"resource": "label",
"returnAll": true,
"descriptionType": "manual",
"toolDescription": "Tool to read all existing gmail labels"
},
"credentials": {
"gmailOAuth2": {
"id": "10LJ3tXKoUfexiKU",
"name": "Gmail account"
}
},
"typeVersion": 2.1
},
{
"id": "152f1970-7a1f-4977-9c21-64b69242d3a9",
"name": "Gmail - get message",
"type": "n8n-nodes-base.gmailTool",
"position": [
260,
-40
],
"webhookId": "d8ec9401-a9ff-4fe2-9c1e-5a8036cd96c9",
"parameters": {
"messageId": "={{ $fromAI('gmail_message_id', 'id of the gmail message, like 1944fdc33f544369', 'string') }}",
"operation": "get",
"descriptionType": "manual",
"toolDescription": "Tool to read a specific message based on the message ID"
},
"credentials": {
"gmailOAuth2": {
"id": "10LJ3tXKoUfexiKU",
"name": "Gmail account"
}
},
"typeVersion": 2.1
},
{
"id": "ae09cedc-9675-4080-bcdc-3d6c4e4bc490",
"name": "Gmail - add label to message",
"type": "n8n-nodes-base.gmailTool",
"position": [
460,
-40
],
"webhookId": "7a87b026-1c6e-40e1-a062-aefdd1af1585",
"parameters": {
"labelIds": "={{ $fromAI('gmail_categories', 'array of label ids') }}",
"messageId": "={{ $fromAI('gmail_message_id') }}",
"operation": "addLabels",
"descriptionType": "manual",
"toolDescription": "Tool to add label to message"
},
"credentials": {
"gmailOAuth2": {
"id": "10LJ3tXKoUfexiKU",
"name": "Gmail account"
}
},
"typeVersion": 2.1
},
{
"id": "be4a92ab-d3ab-451b-8655-172851f68628",
"name": "Gmail - create label",
"type": "n8n-nodes-base.gmailTool",
"position": [
640,
-40
],
"webhookId": "d8ec9401-a9ff-4fe2-9c1e-5a8036cd96c9",
"parameters": {
"name": "={{ $fromAI('new_label_name', 'new label name', 'string' ) }} ",
"options": {},
"resource": "label",
"operation": "create",
"descriptionType": "manual",
"toolDescription": "Tool to create a new label, only use if label does not already exist"
},
"credentials": {
"gmailOAuth2": {
"id": "10LJ3tXKoUfexiKU",
"name": "Gmail account"
}
},
"typeVersion": 2.1
},
{
"id": "a40466d2-2fe3-4a97-98fe-b14cc38cc141",
"name": "Gmail labelling agent",
"type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.agent",
"notes": "Objective:\nAutomatically categorize incoming emails based on existing Gmail labels or create a new label if none match.\n\nTools:\n- Get message\n- Read all labels\n- Create label\n- Assign label to message\n\nInstructions:\n\nLabel Matching:\n\nAnalyze the email's subject, sender, recipient, keywords, and content.\nCompare with existing Gmail labels to find the most relevant match.\nLabel Assignment:\n\nAssign the email to the most appropriate existing label.`\nRemove the inbox label if the email is of less importance (like ads, promotions, aka \"Reclame\"), keep normal and important emails in the inbox.\nIf no suitable label exists, create a new label based on the existing labels. Try reusing existing labels as much as possible. Always create a label as a sublabel, if no label applies, if the main label already exists, create the new label under the existing label, if no main label exists, create the label AI and create the new label under this label.\nLabel Creation:\n\nEnsure new labels align with the structure of existing ones, including capitalization, delimiters, and prefixes.\nExamples:\n\nIf the email subject is \"Project Alpha Update,\" assign to [Project Alpha] if it exists.\nFor \"New Vendor Inquiry,\" create \"Vendor Inquiry\" if no relevant label exists.\nOutcome:\nEmails are consistently categorized under the appropriate or newly created labels, maintaining Gmail's organizational structure.",
"onError": "continueErrorOutput",
"position": [
-60,
-260
],
"parameters": {
"text": "=Label the email based on the details below:\n{{ JSON.stringify($json) }}",
"options": {
"maxIterations": 5,
"systemMessage": "Objective:\nAutomatically categorize incoming emails based on existing Gmail labels or create a new label if none match.\n\nTools:\n- Get message\n- Read all labels\n- Create label\n- Assign label to message\n\nInstructions:\n\nLabel Matching:\n\nAnalyze the email's subject, sender, recipient, keywords, and content.\nCompare with existing Gmail labels to find the most relevant match.\nLabel Assignment:\n\nAssign the email to the most appropriate existing label.`\nRemove the inbox label if the email is of less importance (like ads, promotions, aka \"Reclame\"), keep normal and important emails in the inbox.\nIf no suitable label exists, create a new label based on the existing labels. Try reusing existing labels as much as possible. Always create a label as a sublabel, if no label applies, if the main label already exists, create the new label under the existing label, if no main label exists, create the label AI and create the new label under this label.\nLabel Creation:\n\nEnsure new labels align with the structure of existing ones, including capitalization, delimiters, and prefixes.\nExamples:\n\nIf the email subject is \"Project Alpha Update,\" assign to [Project Alpha] if it exists.\nFor \"New Vendor Inquiry,\" create \"Vendor Inquiry\" if no relevant label exists.\nOutcome:\nEmails are consistently categorized under the appropriate or newly created labels, maintaining Gmail's organizational structure."
},
"promptType": "define"
},
"notesInFlow": true,
"retryOnFail": false,
"typeVersion": 1.7
},
{
"id": "6b514df4-761c-4072-abf8-d572ee4b8030",
"name": "Window Buffer Memory",
"type": "@n8n/n8n-nodes-langchain.memoryBufferWindow",
"position": [
-60,
-40
],
"parameters": {
"sessionKey": "={{ $json.id }}",
"sessionIdType": "customKey"
},
"typeVersion": 1.3
},
{
"id": "f06717ed-00d7-4a99-a78c-53217a0067e7",
"name": "Wait",
"type": "n8n-nodes-base.wait",
"position": [
-220,
-260
],
"webhookId": "2066b863-4526-40cf-90aa-82229895a73c",
"parameters": {
"amount": 1
},
"typeVersion": 1.1
},
{
"id": "f6084fc3-2b6b-488f-b212-f179435e1a63",
"name": "Sticky Note",
"type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
"position": [
-640,
-300
],
"parameters": {
"content": "## Gmail trigger\nPoll Gmail every x minutes, trigger when a new email is received.\n\n- Gmail API"
},
"typeVersion": 1
},
{
"id": "5ede55a4-52ae-48c0-969e-afa45d19f2f0",
"name": "Sticky Note1",
"type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
"position": [
380,
-960
],
"parameters": {
"width": 780,
"height": 840,
"content": "## Gmail labelling agent\n- Read the message\n- Read existing labels\n- Create a new label if needed\n- Assign label to message\n\n----\n\nObjective:\nAutomatically categorize incoming emails based on existing Gmail labels or create a new label if none match.\n\nTools:\n- Get message\n- Read all labels\n- Create label\n- Assign label to message\n\nInstructions:\n\nLabel Matching:\n\nAnalyze the email's subject, sender, recipient, keywords, and content.\nCompare with existing Gmail labels to find the most relevant match.\nLabel Assignment:\n\nAssign the email to the most appropriate existing label.`\nRemove the inbox label if the email is of less importance (like ads, promotions, aka \"Reclame\"), keep normal and important emails in the inbox.\nIf no suitable label exists, create a new label based on the existing labels. Try reusing existing labels as much as possible. Always create a label as a sublabel, if no label applies, if the main label already exists, create the new label under the existing label, if no main label exists, create the label AI and create the new label under this label.\nLabel Creation:\n\nEnsure new labels align with the structure of existing ones, including capitalization, delimiters, and prefixes.\nExamples:\n\nIf the email subject is \"Project Alpha Update,\" assign to [Project Alpha] if it exists.\nFor \"New Vendor Inquiry,\" create \"Vendor Inquiry\" if no relevant label exists.\nOutcome:\nEmails are consistently categorized under the appropriate or newly created labels, maintaining Gmail's organizational structure."
},
"typeVersion": 1
},
{
"id": "7c8bb6de-b729-4c8e-90c2-641d173ed3dd",
"name": "Sticky Note2",
"type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
"position": [
160,
160
],
"parameters": {
"width": 440,
"content": "## Gmail API\n- Add credentials "
},
"typeVersion": 1
},
{
"id": "e9d05013-9546-426f-bdc7-45199dbfc72a",
"name": "Sticky Note3",
"type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
"position": [
-580,
80
],
"parameters": {
"width": 440,
"content": "## OpenAI\n- Add credentials "
},
"typeVersion": 1
}
],
"pinData": {},
"connections": {
"Wait": {
"main": [
[
{
"node": "Gmail labelling agent",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"Gmail Trigger": {
"main": [
[
{
"node": "Wait",
"type": "main",
"index": 0
}
]
]
},
"OpenAI Chat Model1": {
"ai_languageModel": [
[
{
"node": "Gmail labelling agent",
"type": "ai_languageModel",
"index": 0
}
]
]
},
"Gmail - get message": {
"ai_tool": [
[
{
"node": "Gmail labelling agent",
"type": "ai_tool",
"index": 0
}
]
]
},
"Gmail - read labels": {
"ai_tool": [
[
{
"node": "Gmail labelling agent",
"type": "ai_tool",
"index": 0
}
]
]
},
"Gmail - create label": {
"ai_tool": [
[
{
"node": "Gmail labelling agent",
"type": "ai_tool",
"index": 0
}
]
]
},
"Window Buffer Memory": {
"ai_memory": [
[
{
"node": "Gmail labelling agent",
"type": "ai_memory",
"index": 0
}
]
]
},
"Gmail - add label to message": {
"ai_tool": [
[
{
"node": "Gmail labelling agent",
"type": "ai_tool",
"index": 0
}
]
]
}
}
}Workflow n8n Gmail : pour qui est ce workflow ?
Ce workflow s'adresse principalement aux équipes marketing, aux professionnels de la gestion de projet et aux entrepreneurs qui utilisent Gmail pour gérer leurs communications. Il est conçu pour des utilisateurs ayant un niveau technique intermédiaire, souhaitant automatiser leurs processus sans nécessiter de compétences en développement avancées.
Workflow n8n Gmail : problème résolu
Ce workflow résout le problème de la surcharge d'emails en automatisant la gestion des messages dans Gmail. Il élimine les frustrations liées à la perte de temps dans la recherche et le classement des emails, tout en réduisant le risque de négliger des messages importants. Grâce à cette automatisation, les utilisateurs peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et améliorer leur réactivité face aux demandes.
Workflow n8n Gmail : étapes du workflow
Étape 1 : Le workflow commence par un déclencheur Gmail qui détecte l'arrivée de nouveaux emails.
- Étape 1 : Le modèle de chat OpenAI analyse le contenu du message pour déterminer les actions nécessaires.
- Étape 2 : Les messages sont ensuite lus pour extraire des informations clés.
- Étape 3 : Des labels sont créés et appliqués aux messages en fonction des résultats de l'analyse.
- Étape 4 : Une mémoire tampon est utilisée pour conserver le contexte des interactions, permettant une gestion continue et efficace des emails.
Workflow n8n Gmail : guide de personnalisation
Pour personnaliser ce workflow, vous pouvez modifier les paramètres du déclencheur Gmail pour ajuster les critères de filtrage des emails. Il est également possible de personnaliser les prompts utilisés dans le modèle de chat OpenAI pour affiner les réponses et les actions proposées. Pensez à adapter les noms des labels créés selon vos besoins organisationnels. Enfin, vous pouvez intégrer d'autres outils ou services via des appels API pour enrichir ce workflow et répondre à des besoins spécifiques.