Automatisation Calendly avec n8n : gestion des réservations et annulations

Ce workflow n8n a pour objectif d'automatiser la gestion des réservations et des annulations d'événements via Calendly, en intégrant les données dans KlickTipp. Dans un contexte où la gestion des événements peut rapidement devenir complexe, ce workflow permet aux entreprises de gagner du temps et d'éviter les erreurs manuelles. Les cas d'usage incluent la synchronisation des réservations de clients, l'envoi de notifications automatiques et la mise à jour des listes de contacts. Étape 1 : le workflow est déclenché par un nouvel événement Calendly. Étape 2 : il vérifie si l'événement est une réservation ou une annulation en utilisant des noeuds conditionnels. Étape 3 : selon le type d'événement, les données des invités sont extraites et préparées pour être envoyées à KlickTipp. Étape 4 : les informations des invités sont ensuite ajoutées à la liste appropriée dans KlickTipp, que ce soit pour une réservation ou une annulation. Ce processus garantit que toutes les informations sont à jour et que les communications avec les clients sont fluides. Les bénéfices business incluent une réduction significative des tâches administratives, une meilleure gestion des contacts et une communication améliorée avec les clients, ce qui se traduit par une expérience utilisateur optimisée.

À qui s'adresse ce workflow ?

Ce que ce workflow résout

Comment ça fonctionne

Visualisation du workflow n8n

Schéma des nœuds et connexions de ce workflow n8n, généré à partir du JSON n8n.

Importer dans n8n en un clic

Inscris-toi gratuitement pour télécharger le fichier .json, puis fais Import from File dans n8n pour déployer le workflow en quelques secondes.

{
  "meta": {
    "instanceId": "95b3ab5a70ab1c8c1906357a367f1b236ef12a1409406fd992f60255f0f95f85"
  },
  "nodes": [
    {
      "id": "819491a0-14f8-4e46-a6a3-0bc84255ab68",
      "name": "Subscribe invitee booking in KlickTipp",
      "type": "n8n-nodes-klicktipp.klicktipp",
      "notes": "Adds the invitee to the KlickTipp subscriber list, associating them with the relevant booking details. In this step an array of the guests email addresses is saved in the record to navigate guest cancellations. In case of cancellations Calendly does not provide an array of guests and therefore this information needs to be read from the invitee record.",
      "position": [
        1700,
        300
      ],
      "parameters": {
        "email": "={{ $('New Calendly event').item.json.payload.email }}",
        "tagId": "12375153",
        "fields": {
          "dataFields": [
            {
              "fieldId": "fieldFirstName",
              "fieldValue": "={{ $('Convert data for KlickTipp').item.json.invitee_first_name }}"

Personnaliser ce workflow

Détail des nœuds n8n

• 01

  Subscribe invitee booking in KlickTipp

  Ce noeud abonne un invité à une réservation dans KlickTipp en utilisant l'email et d'autres paramètres.

• 02

  Subscribe guest booking in KlickTipp

  Ce noeud abonne un invité à une réservation dans KlickTipp avec les informations fournies.

• 03

  Subscribe guest cancellation in KlickTipp

  Ce noeud abonne un invité à une annulation dans KlickTipp en utilisant l'email et d'autres paramètres.

• 04

  Subscribe invitee cancellation in KlickTipp

  Ce noeud abonne un invité à une annulation dans KlickTipp avec les informations fournies.

• 05

  Split Out guest bookings

  Ce noeud permet de séparer les réservations des invités en fonction des critères spécifiés.

• 06

  Split Out guest cancellations

  Ce noeud permet de séparer les annulations des invités selon les critères définis.

• 07

  Guests booking check

  Ce noeud vérifie si des invités ont effectué une réservation en fonction des conditions spécifiées.

• 08

  Subscribe invitee to empty guest addresses field

  Ce noeud abonne un invité à un champ d'adresses d'invités vide dans KlickTipp.

• 09

  New Calendly event

  Ce noeud déclenche le workflow lors de la création d'un nouvel événement dans Calendly.

• 10

  Convert data for KlickTipp

  Ce noeud convertit les données pour les préparer à être utilisées dans KlickTipp.

• 11

  Check event - booking or cancellation?

  Ce noeud vérifie si l'événement est une réservation ou une annulation selon les conditions définies.

• 12

  List guests for booking

  Ce noeud liste les invités pour une réservation en utilisant les informations fournies.

• 13

  List guests for cancellation

  Ce noeud liste les invités pour une annulation en utilisant les informations fournies.

• 14

  Guests cancellation check

  Ce noeud vérifie si des invités ont annulé leur réservation selon les conditions spécifiées.

• 15

  Rescheduling check

  Ce noeud vérifie si un événement a été reprogrammé selon les conditions définies.

• 16

  Invitee did not add guests to the booking

  Ce noeud ne réalise aucune action et sert de point de passage dans le workflow.

• 17

  Event was rescheduled

  Ce noeud ne réalise aucune action et sert de point de passage dans le workflow.

• 18

  No guest email addresses found

  Ce noeud ne réalise aucune action et sert de point de passage dans le workflow.

• 19

  Sticky Note1

  Ce noeud sert de note autocollante pour documenter des informations dans le workflow.