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Workflow n8n

Automatisation Airtable avec n8n : création de tâches automatisées

  • Ce workflow n8n a pour objectif d'automatiser la création de tâches dans Airtable en fonction de données spécifiques. Dans un contexte professionnel où la gestion des tâches est cruciale, cette automatisation permet de gagner du temps et d'améliorer l'efficacité des équipes. Par exemple, une équipe projet peut utiliser ce workflow pour générer automatiquement des tâches à partir d'un modèle prédéfini, en assignant les bonnes personnes et en calculant les dates d'échéance.
  • Le processus débute avec un déclencheur Airtable qui surveille les nouvelles entrées dans une table spécifique. Une fois qu'une nouvelle tâche est détectée, le workflow récupère les informations nécessaires, telles que le modèle de tâche et l'assignee, via des requêtes Airtable. Ensuite, il utilise un nœud HTTP pour créer la tâche dans un autre système, en envoyant les données pertinentes. Une fois la tâche créée, le workflow met à jour l'enregistrement automatisé dans Airtable et notifie l'assignee via Slack, assurant ainsi une communication fluide.
  • Les bénéfices de cette automatisation n8n sont multiples : réduction des erreurs humaines, gain de temps dans la gestion des tâches et meilleure visibilité sur l'avancement des projets. En intégrant ce workflow, les entreprises peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, tout en s'assurant que les responsabilités sont clairement définies et suivies.
Tags clés :automatisationAirtablegestion de tâchesn8nproductivité
🎯Pour qui ?🧩Problème résolu📋Étapes du flux🛠Guide de personnalisation
Catégorie: Webhook · Tags: automatisation, Airtable, gestion de tâches, n8n, productivité❤ 0

Workflow n8n Airtable, gestion de tâches, productivité : vue d'ensemble

Schéma des nœuds et connexions de ce workflow n8n, généré à partir du JSON n8n.

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Workflow n8n Airtable, gestion de tâches, productivité : détail des nœuds

  • Get Automated Task

    Récupère une tâche automatisée depuis Airtable.

  • Create Task

    Crée une nouvelle tâche en envoyant une requête HTTP.

  • Get Task Template

    Récupère un modèle de tâche depuis Airtable.

  • Get Assignee

    Récupère l'assigné d'une tâche depuis Airtable.

  • Get Client

    Récupère les informations d'un client depuis Airtable.

  • Calculate Dates

    Calcule des dates à l'aide d'un code JavaScript.

  • Update Automated Record

    Met à jour un enregistrement automatisé en envoyant une requête HTTP.

  • Notify Assignee

    Notifie l'assigné via Slack.

  • Sticky Note

    Crée une note autocollante avec un contenu spécifié.

  • Sticky Note1

    Crée une deuxième note autocollante avec un contenu spécifié.

  • Entered View "First Task - Create Task"

    Déclenche le workflow lorsqu'une nouvelle tâche est créée dans Airtable.

  • Sticky Note2

    Crée une troisième note autocollante avec un contenu spécifié.

  • Sticky Note3

    Crée une quatrième note autocollante avec un contenu spécifié.

  • Airtable Base ID's

    Définit les identifiants de la base Airtable à utiliser dans le workflow.

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{
  "meta": {
    "instanceId": "257476b1ef58bf3cb6a46e65fac7ee34a53a5e1a8492d5c6e4da5f87c9b82833",
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      "name": "Get Automated Task",
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          "mode": "id",
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        },
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        "operation": "get"
      },
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      "name": "Create Task",
      "type": "n8n-nodes-base.httpRequest",
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        660
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        "url": "=https://api.airtable.com/v0/{{ $item(\"0\").$node[\"Airtable Base ID's\"].json[\"base_id\"] }}/{{ $item(\"0\").$node[\"Airtable Base ID's\"].json[\"table_task_id\"] }}",
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        "options": {},
        "jsonBody": "={\n    \"records\": [\n        {\n            \"fields\": {\n                \"Status\": \"Todo\",\n                \"Task Name\": \"{{ $item(\"0\").$node[\"Get Task Template\"].json[\"Template Name\"] }}\",\n                \"Task Description\": \"{{ $('Get Task Template').item.json[\"Description\"].replace(/\\r?\\n/g, \"\\\\n\") }}\",\n                \"Kickoff Date\": \"{{ $('Calculate Dates').item.json[\"Kickoff Date\"] }}\",\n                \"Soft Due Date\": \"{{ $('Calculate Dates').item.json[\"Soft Due Date\"] }}\",\n                \"Hard Due Date\": \"{{ $('Calculate Dates').item.json[\"Hard Due Date\"] }}\",\n                \"Assignee\": [\n                    \"{{ $('Get Assignee').item.json[\"id\"] }}\"\n                ],\n                \"Template\": [\n                    \"{{ $('Get Task Template').item.json[\"id\"] }}\"\n                ],\n                \"Client\": [\n                    \"{{ $('Get Client').item.json[\"id\"] }}\"\n                ]\n            }\n        }\n    ]\n}",
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        "specifyBody": "json",
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          "parameters": [
            {
              "name": "Content-Type",
              "value": "application/json"
            }
          ]
        },
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      },
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      "name": "Get Task Template",
      "type": "n8n-nodes-base.airtable",
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        1240,
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      ],
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        "id": "={{ $item(\"0\").$node[\"Get Automated Task\"].json[\"Template\"][\"0\"] }}",
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        },
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          "__rl": true,
          "mode": "id",
          "value": "={{ $item(\"0\").$node[\"Airtable Base ID's\"].json[\"table_template_id\"] }}"
        },
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    },
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      "name": "Get Assignee",
      "type": "n8n-nodes-base.airtable",
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        660
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        },
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        660
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        },
        "table": {
          "__rl": true,
          "mode": "id",
          "value": "={{ $item(\"0\").$node[\"Airtable Base ID's\"].json[\"table_clients_id\"] }}"
        },
        "options": {},
        "operation": "get"
      },
      "typeVersion": 2
    },
    {
      "id": "504b3d7a-339c-42b7-b2ef-4a180ccc0f78",
      "name": "Calculate Dates",
      "type": "n8n-nodes-base.code",
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        1880,
        660
      ],
      "parameters": {
        "jsCode": "// Retrieve values from the previous node\nconst firstTaskCreated = $item(\"0\").$node[\"Get Automated Task\"].json[\"First Task Created\"];\nconst startDate = $item(\"0\").$node[\"Get Automated Task\"].json[\"Start Date\"];\nconst lastTaskCreated = $item(\"0\").$node[\"Get Automated Task\"].json[\"Last Task Created\"];\nconst timeValue = $item(\"0\").$node[\"Get Automated Task\"].json[\"Time Value\"];\nconst daysForSoftDueDate = $item(\"0\").$node[\"Get Automated Task\"].json[\"Days for Soft Due Date\"];\n\n// Helper function to add days to a date\nfunction addDays(date, days) {\n  let result = new Date(date);\n  result.setDate(result.getDate() + days);\n  return result;\n}\n\n// Helper function to format date in MM/DD/YYYY\nfunction formatDate(date) {\n  return (date.getMonth() + 1) + '/' + date.getDate() + '/' + date.getFullYear();\n}\n\n// Calculate Kickoff Date\nlet kickoffDate;\nif (firstTaskCreated === \"false\") {\n  kickoffDate = new Date(startDate);\n} else {\n  kickoffDate = addDays(new Date(lastTaskCreated), timeValue);\n}\n\n// Calculate Soft Due Date\nconst softDueDate = addDays(kickoffDate, timeValue - daysForSoftDueDate);\n\n// Calculate Hard Due Date\nconst hardDueDate = addDays(kickoffDate, timeValue);\n\n// Get today's date\nconst today = new Date();\n\n// Calculate Next Task Creation Date (Hard Due Date minus 1 day)\nconst nextTaskCreationDate = addDays(hardDueDate, -1);\n\n// Prepare the output\nreturn [{\n  json: {\n    \"Kickoff Date\": formatDate(kickoffDate),\n    \"Soft Due Date\": formatDate(softDueDate),\n    \"Hard Due Date\": formatDate(hardDueDate),\n    \"Today\": formatDate(today),\n    \"Next Task Creation Date\": formatDate(nextTaskCreationDate)\n  }\n}];\n"
      },
      "typeVersion": 2
    },
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      "id": "ba33b165-57cf-4e9a-8f86-52b248333a04",
      "name": "Update Automated Record",
      "type": "n8n-nodes-base.httpRequest",
      "position": [
        2420,
        660
      ],
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        "url": "=https://api.airtable.com/v0/{{ $item(\"0\").$node[\"Airtable Base ID's\"].json[\"base_id\"] }}/{{ $item(\"0\").$node[\"Airtable Base ID's\"].json[\"table_automate_id\"] }}",
        "method": "PATCH",
        "options": {},
        "jsonBody": "={\n    \"records\": [\n        {\n            \"id\": \"{{ $item(\"0\").$node[\"Get Automated Task\"].json[\"id\"] }}\",\n            \"fields\": {\n                \"First Task Created\": \"true\",\n                \"Last Task Created\": \"{{ $('Calculate Dates').item.json[\"Today\"] }}\",\n                \"Next Task Creation Date\": \"{{ $('Calculate Dates').item.json[\"Next Task Creation Date\"] }}\"\n            }\n        }\n    ]\n}",
        "sendBody": true,
        "sendHeaders": true,
        "specifyBody": "json",
        "authentication": "predefinedCredentialType",
        "headerParameters": {
          "parameters": [
            {
              "name": "Content-Type",
              "value": "application/json"
            }
          ]
        },
        "nodeCredentialType": "airtableTokenApi"
      },
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    },
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      "id": "c2893a32-1b48-4974-8216-7fee6e6dd576",
      "name": "Notify Assignee",
      "type": "n8n-nodes-base.slack",
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        "select": "channel",
        "channelId": {
          "__rl": true,
          "mode": "list",
          "value": ""
        },
        "otherOptions": {}
      },
      "typeVersion": 2.1
    },
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        240
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        "content": "## Resources\nThe Airtable template can be found here - https://www.airtable.com/universe/expDZ9rbZ9ZwZuTmX/recurring-tasks-automation"
      },
      "typeVersion": 1
    },
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      "name": "Sticky Note1",
      "type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
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      ],
      "parameters": {
        "width": 519.2937872252622,
        "height": 478.35585536865557,
        "content": "### These nodes should be adapted to your custom Airtable Base. These nodes and the field names correspond to the template fields, but will not work if your tables field names, field type are different"
      },
      "typeVersion": 1
    },
    {
      "id": "038f9b3d-60ca-4196-8a48-009d8a696a33",
      "name": "Entered View  \"First Task - Create Task\"",
      "type": "n8n-nodes-base.airtableTrigger",
      "position": [
        500,
        660
      ],
      "parameters": {
        "baseId": {
          "__rl": true,
          "mode": "id",
          "value": "appPL3AkBc0iw5Z3x"
        },
        "tableId": {
          "__rl": true,
          "mode": "id",
          "value": "tblp4KpAUGY9RqbMj"
        },
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              "mode": "everyMinute"
            }
          ]
        },
        "triggerField": "updated_at",
        "authentication": "airtableTokenApi",
        "additionalFields": {
          "viewId": "viwsays8X5yn5Xl7g"
        }
      },
      "typeVersion": 1
    },
    {
      "id": "140e4d5d-7d2a-4e3a-bf3b-de993c8a65a1",
      "name": "Sticky Note2",
      "type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
      "position": [
        960,
        240
      ],
      "parameters": {
        "width": 408.1448240473296,
        "height": 146.75862096834132,
        "content": "## Walkthrough and Overview\n\n### https://www.youtube.com/watch?v=if3wr0tY-gk"
      },
      "typeVersion": 1
    },
    {
      "id": "263c7619-763d-476f-8fe4-d79edfa874bc",
      "name": "Sticky Note3",
      "type": "n8n-nodes-base.stickyNote",
      "position": [
        0,
        520
      ],
      "parameters": {
        "width": 400.220686283071,
        "height": 575.7793015940845,
        "content": "## Setup Checklist\n\n1. Go to the Airtable Template and copy the latest version of the base\n2. Go to the `Automate` table and open the view `First Task - Create Task`. From here, copy the BaseId, TableId and ViewId into the trigger. Make that the field \"updated_at\" is visible in the \"First Task - Create Task\" View\n3. Input your Airtable Id's in the second node \"Airtable Base ID's\"\n\n### The setup is now complete, now for testing:\n\n1. Go to the Airtable Interface Page called \"Automate a Template ⚙️\" and create an entry utilizing the dummy data.\n2. **Important** If you want to test the automation live, the Start Date should be set to TODAY. Please ensure your n8n automation is live."
      },
      "typeVersion": 1
    },
    {
      "id": "709f91d9-6028-41c3-91a1-2335b31e94b2",
      "name": "Airtable Base ID's",
      "type": "n8n-nodes-base.set",
      "position": [
        720,
        660
      ],
      "parameters": {
        "fields": {
          "values": [
            {
              "name": "base_id",
              "stringValue": "appVtUCDmP7LnG8bV"
            },
            {
              "name": "table_task_id",
              "stringValue": "tblbkEKwqEAuY6kBW"
            },
            {
              "name": "table_template_id",
              "stringValue": "tbl7f8iV3qLUvirPX"
            },
            {
              "name": "table_clients_id",
              "stringValue": "tbljzJBlyrHwzEXXK"
            },
            {
              "name": "table_team_id",
              "stringValue": "tblKlBfYzCWVzY0Mh"
            },
            {
              "name": "table_automate_id",
              "stringValue": "tblvMBrTFj5CI1kUH"
            }
          ]
        },
        "include": "none",
        "options": {}
      },
      "typeVersion": 3.2
    }
  ],
  "pinData": {},
  "connections": {
    "Get Client": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Calculate Dates",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Create Task": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Update Automated Record",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Get Assignee": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Get Client",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Calculate Dates": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Create Task",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Get Task Template": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Get Assignee",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Airtable Base ID's": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Get Automated Task",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Get Automated Task": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Get Task Template",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Update Automated Record": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Notify Assignee",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Entered View  \"First Task - Create Task\"": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Airtable Base ID's",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    }
  }
}

Workflow n8n Airtable, gestion de tâches, productivité : pour qui est ce workflow ?

Ce workflow s'adresse aux équipes de projet et aux gestionnaires de tâches au sein des PME et grandes entreprises qui utilisent Airtable pour la gestion de leurs projets. Un niveau technique intermédiaire est recommandé pour la mise en place et la personnalisation de ce workflow.

Workflow n8n Airtable, gestion de tâches, productivité : problème résolu

Ce workflow résout le problème de la gestion manuelle des tâches, qui peut être source d'erreurs et de pertes de temps. En automatisant la création et l'attribution des tâches, il permet aux équipes de se concentrer sur des activités plus stratégiques. Les utilisateurs bénéficient d'une meilleure organisation et d'une visibilité accrue sur leurs projets, ce qui réduit le risque de délais non respectés.

Workflow n8n Airtable, gestion de tâches, productivité : étapes du workflow

Étape 1 : Le workflow est déclenché par une nouvelle entrée dans Airtable.

  • Étape 1 : Il récupère les informations de la tâche à créer, y compris le modèle de tâche et l'assignee.
  • Étape 2 : Un appel HTTP est effectué pour créer la tâche dans un autre système.
  • Étape 3 : Le workflow met à jour l'enregistrement dans Airtable pour refléter la création de la tâche.
  • Étape 4 : Une notification est envoyée à l'assignee via Slack pour l'informer de la nouvelle tâche.

Workflow n8n Airtable, gestion de tâches, productivité : guide de personnalisation

Pour personnaliser ce workflow, vous pouvez modifier les paramètres du nœud Airtable, tels que l'ID de la base et le nom de la table. Il est également possible d'ajuster le modèle de tâche utilisé dans le nœud HTTP pour répondre à vos besoins spécifiques. Pensez à sécuriser le flux en configurant correctement les authentifications pour les appels API et à monitorer les performances du workflow pour assurer son bon fonctionnement.