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Workflow n8n

Automatisation Google Drive avec n8n : OCR de reçus en un clic

Ce workflow n8n est conçu pour automatiser le processus de reconnaissance de texte à partir de reçus stockés dans Google Drive. Dans un contexte où la gestion des dépenses est essentielle pour les entreprises, ce workflow permet de simplifier la collecte et l'analyse des reçus en utilisant la technologie OCR (reconnaissance optique de caractères). Les utilisateurs peuvent ainsi gagner un temps précieux et réduire les erreurs manuelles lors de la saisie des données.

  • Étape 1 : le workflow est déclenché manuellement ou automatiquement lorsqu'un nouveau fichier est ajouté dans un dossier spécifique de Google Drive.
  • Étape 2 : le fichier est téléchargé pour être traité par le service OCR.
  • Étape 3 : les résultats de l'OCR sont ensuite désérialisés pour être utilisés dans les étapes suivantes.
  • Étape 4 : les résultats sont enregistrés dans Google Sheets, permettant une consultation et une gestion faciles des données. Ce processus réduit considérablement le temps consacré à la gestion des reçus et améliore la précision des informations financières. En intégrant ce workflow dans votre entreprise, vous optimisez votre gestion des dépenses et augmentez votre efficacité opérationnelle.
Tags clés :automatisationGoogle DriveOCRn8ngestion des dépenses
🎯Pour qui ?🧩Problème résolu📋Étapes du flux🛠Guide de personnalisation
Catégorie: Manual | Other · Tags: automatisation, Google Drive, OCR, n8n, gestion des dépenses❤ 0

Workflow n8n Google Drive, OCR, gestion des dépenses : vue d'ensemble

Schéma des nœuds et connexions de ce workflow n8n, généré à partir du JSON n8n.

React Flow
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Workflow n8n Google Drive, OCR, gestion des dépenses : détail des nœuds

  • When clicking ‘Test workflow’

    Déclenche le workflow lorsque l'utilisateur clique sur 'Test workflow'.

  • Sticky Note

    Affiche une note autocollante avec un contenu spécifié, ainsi que des dimensions définies.

  • OCR recognize

    Effectue une requête HTTP pour reconnaître du texte à partir d'une image via OCR.

  • Unserialize response JSON

    Décode une réponse JSON en utilisant du code JavaScript.

  • On new file in Google Drive

    Déclenche le workflow lorsqu'un nouveau fichier est ajouté dans un dossier spécifique de Google Drive.

  • Load files from Google Drive folder

    Charge les fichiers d'un dossier Google Drive en fonction de critères de filtrage.

  • Filter processed files

    Filtre les fichiers déjà traités en fonction de critères spécifiés.

  • Download file for OCR

    Télécharge un fichier depuis Google Drive pour le traitement OCR.

  • Save OCR result into Sheets

    Enregistre les résultats de l'OCR dans une feuille de calcul Google Sheets.

  • Get already processed rows from Sheets

    Récupère les lignes déjà traitées d'une feuille de calcul Google Sheets.

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        "content": "# Recognize invoices and convert them into structured JSON\n## Video Demo\nhttps://youtu.be/mGPt7fqGQD8\n\n## Quick OCR playground\n### 1. Get your OakPDF OCR API key here:\nhttps://rapidapi.com/restyler/api/receipt-and-invoice-ocr-api\n\n### 2. Poceed to the OCR Playground and upload your document or use example files:\nhttps://ocr.oakpdf.com/ \n\n\n**The API can recognize any document format: medical, financial, legal -- let me know which format you want to try and I will be happy to add it to the Playground!**\n\n## Running the n8n Workflow\nThis workflow allows you to recognize a folder with receipts or invoices (make sure your files are in .pdf, .png, or .jpg format). The workflow can be triggered via the \"Test workflow\" button, and it also monitors the folder for new files, automatically recognizing them.\n\n### 1. n8n import glitch\nAfter import, the trigger node \"When clicking 'Test workflow'\" might be disconnected. You need to connect it via 2 arrows to \"Google Sheets1\" and \"Google Drive\" nodes. So, the workflow has 2 triggers - via button, and via Google Sheets \"new file\" event - both of these triggers should be connected to 2 nodes.\nHere is how it should looks like: https://ocr.oakpdf.com/n8n_fix.png\n\n\n### 2. Set up RapidAPI HTTP auth key\nCreate new \"HTTP header\" n8n credential and paste your RapidAPI key from https://rapidapi.com/restyler/api/receipt-and-invoice-ocr-api  into it. https://ocr.oakpdf.com/n8n_api_key.png\n\nMake sure \"HTTP Request\" node uses this credential.\n\n### 3. Set up your Google Auth\nYou need a Google connection to work with your Google Sheets and Google Drive accounts: https://docs.n8n.io/integrations/builtin/credentials/google/oauth-generic/#finish-your-n8n-credential\n\n### 4. Set up Google Sheets\nCopy this Google Sheets document: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1G0w-OMdFRrtvzOLPpfFJpsBVNqJ9cfRLMKCVWfrTQBg/edit?usp=sharing\n\n# Custom document formats and advanced usage\nEmail: contact@scrapeninja.net \nLinkedin: https://www.linkedin.com/in/anthony-sidashin/\n"
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      ]
    },
    "Unserialize response JSON": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Save OCR result into Sheets",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "On new file in Google Drive": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Get already processed rows from Sheets",
            "type": "main",
            "index": 0
          },
          {
            "node": "Load files from Google Drive folder",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "When clicking ‘Test workflow’": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Load files from Google Drive folder",
            "type": "main",
            "index": 0
          },
          {
            "node": "Get already processed rows from Sheets",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Load files from Google Drive folder": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Filter processed files",
            "type": "main",
            "index": 1
          }
        ]
      ]
    },
    "Get already processed rows from Sheets": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Filter processed files",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    }
  }
}

Workflow n8n Google Drive, OCR, gestion des dépenses : pour qui est ce workflow ?

Ce workflow s'adresse aux PME et aux équipes financières qui cherchent à automatiser la gestion des reçus. Il est idéal pour les utilisateurs ayant un niveau technique intermédiaire et souhaitant améliorer leur efficacité dans le traitement des documents financiers.

Workflow n8n Google Drive, OCR, gestion des dépenses : problème résolu

Ce workflow résout le problème de la gestion manuelle des reçus, qui est souvent source d'erreurs et de pertes de temps. En automatisant le processus de reconnaissance des reçus, il permet aux utilisateurs de gagner du temps et de réduire le risque d'erreurs humaines. Les résultats sont directement intégrés dans Google Sheets, offrant une solution rapide et efficace pour le suivi des dépenses.

Workflow n8n Google Drive, OCR, gestion des dépenses : étapes du workflow

Étape 1 : Le workflow est déclenché manuellement ou automatiquement par l'ajout d'un nouveau fichier dans Google Drive.

  • Étape 1 : Le fichier est téléchargé pour être traité par le service OCR.
  • Étape 2 : Les résultats de l'OCR sont désérialisés pour extraire les données pertinentes.
  • Étape 3 : Les résultats sont ensuite enregistrés dans Google Sheets pour un suivi facile et une gestion des dépenses optimisée.

Workflow n8n Google Drive, OCR, gestion des dépenses : guide de personnalisation

Pour personnaliser ce workflow, vous pouvez modifier le dossier à surveiller dans Google Drive pour inclure uniquement les fichiers pertinents. De plus, vous pouvez ajuster les paramètres de l'OCR pour optimiser la reconnaissance des caractères selon le type de reçus que vous traitez. Enfin, n'hésitez pas à adapter le nom de la feuille Google Sheets pour mieux organiser vos données. Assurez-vous également de sécuriser l'accès aux fichiers en configurant les autorisations appropriées dans Google Drive.