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Workflow n8n

Automatisation Google Drive avec n8n : gestion des PDF par email

Ce workflow n8n est conçu pour automatiser la gestion des fichiers PDF reçus par email, en les traitant et en les téléchargeant sur Google Drive. Dans un contexte professionnel où la gestion documentaire est cruciale, ce processus permet de gagner du temps et d'éviter les erreurs humaines. Par exemple, les équipes qui reçoivent régulièrement des documents PDF peuvent bénéficier de cette automatisation pour centraliser leurs fichiers sans intervention manuelle.

  • Étape 1 : le workflow se déclenche à la réception d'un email via le nœud 'On email received'.
  • Étape 2 : il vérifie si l'email contient des pièces jointes grâce au nœud 'Has attachments?'. Si des fichiers sont présents, il passe à l'étape suivante.
  • Étape 3 : le nœud 'Iterate over email attachments' permet d'examiner chaque pièce jointe.
  • Étape 4 : le nœud 'Read PDF' lit le contenu des fichiers PDF.
  • Étape 5 : le workflow utilise 'OpenAI matches PDF textual content' pour analyser le texte et déterminer s'il correspond à des critères prédéfinis. Enfin, si le PDF est valide, il est téléchargé sur Google Drive via le nœud 'Upload file to folder'. Cette automatisation n8n permet de réduire les risques d'erreurs, d'améliorer l'efficacité et de garantir que tous les documents sont correctement archivés.
Tags clés :automatisationGoogle DrivePDFemailn8n
🎯Pour qui ?🧩Problème résolu📋Étapes du flux🛠Guide de personnalisation
Catégorie: Webhook · Tags: automatisation, Google Drive, PDF, email, n8n❤ 0

Workflow n8n Google Drive, PDF, email : vue d'ensemble

Schéma des nœuds et connexions de ce workflow n8n, généré à partir du JSON n8n.

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Workflow n8n Google Drive, PDF, email : détail des nœuds

  • Read PDF

    Ce noeud lit le contenu d'un fichier PDF.

  • Sticky Note

    Ce noeud crée une note autocollante avec des dimensions et un contenu spécifiés.

  • Configure

    Ce noeud configure des valeurs et options pour les utiliser dans le workflow.

  • Is PDF

    Ce noeud vérifie si le fichier traité est un PDF.

  • Not a PDF

    Ce noeud ne réalise aucune action, servant de point de passage dans le workflow.

  • Is matched

    Ce noeud évalue si certaines conditions sont remplies.

  • This is a matched PDF

    Ce noeud ne réalise aucune action, indiquant que le PDF est conforme aux critères.

  • This is not a matched PDF

    Ce noeud ne réalise aucune action, indiquant que le PDF ne correspond pas aux critères.

  • Iterate over email attachments

    Ce noeud itère sur les pièces jointes d'un email en exécutant un code JavaScript.

  • OpenAI matches PDF textual content

    Ce noeud utilise l'API OpenAI pour comparer le contenu textuel d'un PDF avec un prompt donné.

  • Merge

    Ce noeud fusionne les données provenant de plusieurs sources selon les options spécifiées.

  • Upload file to folder

    Ce noeud télécharge un fichier dans un dossier spécifique sur Google Drive.

  • On email received

    Ce noeud déclenche le workflow lorsqu'un email est reçu, en appliquant des filtres définis.

  • Note5

    Ce noeud crée une autre note autocollante avec des dimensions et un contenu spécifiés.

  • Ignore large PDFs

    Ce noeud ne réalise aucune action, servant à ignorer les PDF de grande taille.

  • Is text within token limit?

    Ce noeud vérifie si le texte respecte une limite de tokens définie.

  • Has attachments?

    Ce noeud vérifie si des pièces jointes sont présentes dans l'email.

  • There are no attachments

    Ce noeud ne réalise aucune action, indiquant qu'il n'y a pas de pièces jointes.

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        "prompt": "=Does this PDF file look like a {{ $(\"Configure\").first().json[\"Match on\"] }}? Return \"true\" if it is a {{ $(\"Configure\").first().json[\"Match on\"] }} and \"false\" if not. Only reply with lowercase letters \"true\" or \"false\".\n\nThis is the PDF filename:\n```\n{{ $binary.data.fileName }}\n```\n\nThis is the PDF text content:\n```\n{{ $json.text }}\n```",
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              "value1": "={{ $json.text.length() / 4 <= $('Configure').first().json.maxTokenSize - $('Configure').first().json.replyTokenSize }}",
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            }
          ]
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      "name": "There are no attachments",
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      ],
      "parameters": {},
      "typeVersion": 1
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  ],
  "connections": {
    "Merge": {
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        [
          {
            "node": "Is matched",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Is PDF": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Read PDF",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ],
        [
          {
            "node": "Not a PDF",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Read PDF": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Is text within token limit?",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Configure": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Has attachments?",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Is matched": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "This is a matched PDF",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ],
        [
          {
            "node": "This is not a matched PDF",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Has attachments?": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Iterate over email attachments",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ],
        [
          {
            "node": "There are no attachments",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "On email received": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Configure",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "This is a matched PDF": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Upload file to folder",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Is text within token limit?": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "OpenAI matches PDF textual content",
            "type": "main",
            "index": 0
          },
          {
            "node": "Merge",
            "type": "main",
            "index": 1
          }
        ],
        [
          {
            "node": "Ignore large PDFs",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "Iterate over email attachments": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Is PDF",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    },
    "OpenAI matches PDF textual content": {
      "main": [
        [
          {
            "node": "Merge",
            "type": "main",
            "index": 0
          }
        ]
      ]
    }
  }
}

Workflow n8n Google Drive, PDF, email : pour qui est ce workflow ?

Ce workflow s'adresse aux entreprises et équipes qui gèrent un volume important de documents PDF par email, notamment dans les secteurs de la finance, du juridique ou de l'administration. Il est conçu pour des utilisateurs ayant des compétences techniques intermédiaires et souhaitant optimiser leur gestion documentaire.

Workflow n8n Google Drive, PDF, email : problème résolu

Ce workflow résout le problème de la gestion manuelle des fichiers PDF reçus par email, qui peut être chronophage et sujet à des erreurs. En automatisant ce processus, les utilisateurs éliminent les frustrations liées à la recherche et à l'archivage de documents, tout en garantissant que les fichiers sont correctement traités et stockés. Le résultat est une gestion documentaire plus fluide et efficace.

Workflow n8n Google Drive, PDF, email : étapes du workflow

Étape 1 : Le workflow se déclenche à la réception d'un email.

  • Étape 1 : Il vérifie la présence de pièces jointes.
  • Étape 2 : Si des pièces jointes sont détectées, il itère sur chaque fichier.
  • Étape 3 : Le contenu des fichiers PDF est lu.
  • Étape 4 : Le texte est analysé pour vérifier s'il correspond à des critères spécifiques.
  • Étape 5 : Si le PDF est valide, il est téléchargé sur Google Drive.

Workflow n8n Google Drive, PDF, email : guide de personnalisation

Pour personnaliser ce workflow, vous pouvez modifier les paramètres du nœud 'On email received' pour définir des filtres spécifiques sur les emails entrants. Dans le nœud 'OpenAI matches PDF textual content', ajustez le prompt pour affiner les critères de correspondance. Vous pouvez également changer le dossier cible dans le nœud 'Upload file to folder' pour spécifier où les fichiers doivent être stockés sur Google Drive. Assurez-vous de sécuriser le flux en vérifiant les autorisations d'accès aux fichiers et en surveillant les erreurs potentielles.